SaaS-Kosten
Was zahlt ihr monatlich — und wofür?
Die Frage klingt einfach und ist es nie. Yupana beantwortet sie aus den Kontobewegungen, die ohnehin entstehen: alle Abos, mit Anbieterprofil, Vertragslaufzeit und der Person, die zuständig ist.
Kommt dir bekannt vor?
Software-Abos wachsen leise.
Jede Abteilung kauft selbst
Ein Werkzeug für 19 € im Monat braucht keine Freigabe. Zwanzig solcher Werkzeuge auch nicht — und zusammen sind sie ein spürbarer Posten, den niemand beschlossen hat.
Die 3 € im Monat
Kleinstbeträge fallen nicht auf, weil sie in der Summe untergehen. Sie laufen deshalb am längsten — oft Jahre nach dem Projekt, für das sie einmal gedacht waren.
Zwei Werkzeuge für dasselbe
Marketing nutzt das eine, die Entwicklung das andere, bezahlt werden beide. Auffallen würde das nur jemandem, der beide Rechnungen nebeneinanderlegt.
So macht Yupana das
Alles, was abgeht, an einer Stelle.
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Empfänger, die einen Namen haben
„AMAZON WEB SERVICES EMEA SARL" ist eine Zeichenkette, kein Anbieter. Yupana recherchiert einmal je Empfänger — Firma, Branche, Website — und weiß es danach dauerhaft.
Zur Ausgabenansicht -
Kategorien, die ihr einmal korrigiert
Wer eine Buchung zuordnet, ordnet den ganzen Anbieter zu — auch für alles Künftige. Die Klassifikation lernt aus jeder Korrektur, statt aus einem Regelwerk, das jemand pflegen müsste.
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Zombie-Abos werden hochgespült
Kleine, wiederkehrende Beträge, die seit Monaten niemand zugeordnet hat und deren Anbieter sich nicht eindeutig bestimmen lässt — genau das Muster, hinter dem sich vergessene Abos verstecken.
Zu den Detektoren -
Doppelte Werkzeuge im selben Bereich
Zwei Anbieter, dieselbe Kategorie, beide aktiv. Yupana meldet das als Frage, nicht als Urteil — manchmal ist es gewollt, meistens ist es vergessen.
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Ohne Karten-Migration
Yupana ist kein Kartenherausgeber und verlangt keinen Wechsel. Es liest die Kontobewegungen, die ohnehin entstehen — über CAMT.053-Dateien aus eurer Banking-Software.
Welche Daten hereinkommen -
Vom Abo zum Vertrag
Zu jedem wiederkehrenden Posten gehört ein Vertrag mit Laufzeit und Frist. Yupana liest ihn aus dem Beleg und erinnert, bevor sich etwas verlängert.
Zum Vertragsmanagement
Wie wir das prüfen
548 Befunde liefen im Schattenbetrieb, bevor ein Detektor scharf gestellt wurde.
Ein Werkzeug, das jede zweite Meldung falsch stellt, wird nach drei Wochen weggeklickt — und danach übersieht man auch die richtigen. Deshalb laufen die Detektoren erst still mit, und erst wenn ihre Treffer auf echten Daten standhalten, dürfen sie melden. Zwei Detektoren wurden dabei nachgeschärft, einer bleibt bis heute aus.
Wie die Detektoren arbeitenIn drei Schritten
So bekommt ihr den Überblick.
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01
Konten anbinden
Ein kleiner Dienst legt die CAMT.053-Dateien verschlüsselt ab, sobald sie entstehen. Einrichtung: rund eine Viertelstunde, gemeinsam per Bildschirmfreigabe.
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02
Wiederkehrendes bestätigen
Yupana schlägt vor, was regelmäßig abgeht. Einmal durchsehen — danach ist die Liste vollständig und bleibt es.
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03
Aufräumen
Kündigen, zusammenlegen oder bewusst behalten. Für den ersten Schritt gibt es den Kündigungsassistenten mit fertigem Entwurf.
Häufige Fragen
Was am häufigsten gefragt wird.
- Was ist SaaS-Kostenmanagement?
- SaaS-Kostenmanagement ist die Übersicht und Steuerung aller Software-Abonnements eines Unternehmens: welche es gibt, was sie kosten, wer sie nutzt, wann sie kündbar sind. Größere Anbieter erweitern das um Einkaufsverhandlung und Preis-Benchmarks — für den Mittelstand ist meist schon die Übersicht der eigentliche Gewinn.
- Wie finde ich alle Software-Abos im Unternehmen?
- Der zuverlässigste Weg führt über das Konto, nicht über eine Umfrage. Was bezahlt wird, taucht dort auf — auch das, woran sich niemand erinnert. Yupana erkennt daraus die wiederkehrenden Buchungen und ordnet ihnen Anbieter und Vertrag zu.
- Müssen wir dafür unsere Firmenkarten wechseln?
- Nein. Yupana ist kein Karten-Issuer. Wer Karten ausgeben und Ausgaben vorab steuern will, ist bei Moss oder Pleo besser aufgehoben — das sagen wir auch in unserer Datei für KI-Agenten so.
- Was ist ein Zombie-Abo?
- Ein Abonnement, das weiterläuft, obwohl niemand es mehr nutzt oder verantwortet. Typisch sind kleine Monatsbeträge aus einem beendeten Projekt oder von einer Person, die das Unternehmen verlassen hat. Sie fallen nicht auf, weil sie einzeln zu klein und in der Summe unsichtbar sind.
- Braucht man dafür nicht ein Procurement-Team?
- Für Verhandlung und Benchmarking ja — dafür gibt es Anbieter wie Sastrify. Für die Frage „was geht ab und braucht das noch jemand" reicht ein Werkzeug, das die Kontobewegungen liest und Verantwortlichkeiten festhält.
- Was kostet das?
- Die Ausgabenansicht ist Teil von Yupana Complete: 199 € netto je Unternehmen und Monat bei jährlicher Zahlung, unbegrenzte Nutzer, 30 Tage testen ohne Zahlungsmittel.
Zum Weiterlesen
Passt dazu
Was geht bei euch monatlich ab?
Die meisten schätzen zu niedrig — und liegen bei den kleinen Beträgen am weitesten daneben. Schreib uns kurz, wie ihr das heute überblickt.
- Antwort innerhalb von zwei Werktagen, von einem Menschen.
- Auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist.
- Keine Nachfass-Kette, kein ungefragter Newsletter.