Für Agenturen
Jedes Projekt bringt ein neues Werkzeug mit. Keins geht wieder.
Agenturen haben die höchste Werkzeugdichte pro Kopf und die kürzesten Entscheidungswege dahin. Genau diese Mischung erzeugt die Abos, die drei Jahre nach Projektende noch abgehen.
Kommt dir bekannt vor?
Kreativität kostet Abos.
Ein Kunde, ein Werkzeug
Für den einen Kunden das Analyse-Tool, für den anderen die Design-Software, für ein Pitch-Projekt der Prototyping-Dienst. Das Projekt endet, das Abo nicht.
Kreativ-Suiten sind teuer und still
Design- und Video-Lizenzen laufen je Kopf und verlängern sich jährlich. Wer im Team wechselt, gibt den Platz selten zurück — abgerechnet wird trotzdem weiter.
Freelancer kommen und gehen
Externe bekommen Zugänge, weil es schnell gehen muss. Beim Abschied wird an vieles gedacht, an die Lizenz oft zuletzt.
So macht Yupana das
Werkzeuge sichtbar machen, ohne sie zu verbieten.
-
Alle Abos aus dem Konto, nicht aus einer Umfrage
Was bezahlt wird, taucht auf dem Konto auf — auch das, woran sich niemand erinnert. Yupana erkennt daraus die wiederkehrenden Buchungen und ordnet ihnen Anbieter und Kategorie zu.
Zu den SaaS-Kosten -
Doppelte Werkzeuge im selben Bereich
Zwei Projektwerkzeuge, zwei Zeiterfassungen, zwei Speicherdienste. In einer Agentur ist das oft historisch gewachsen und selten bewusst entschieden — Yupana stellt die Frage, ohne sie zu beantworten.
Zu den Detektoren -
Was kostet ein Kopf im Monat?
Lizenzen je Person aufsummiert — die Zahl, die man für die Kalkulation eines Stundensatzes eigentlich braucht und meistens schätzt.
Zum Lizenzmanagement -
Kündigungsfristen vor der Verlängerung
Jahresabos verlängern sich zum ungünstigsten Zeitpunkt — meistens direkt nach Projektende. Der Renewal-Kalender meldet sich 30, 60 und 90 Tage vorher.
Zum Vertragsmanagement -
Freigabe, die niemanden ausbremst
Kein Antragswesen vor dem Kauf — das würde in einer Agentur ohnehin umgangen. Stattdessen eine Bestätigung im Nachgang: Wer hat das gestartet, und braucht es das noch?
Zur Rechnungsfreigabe -
Die Liquidität zwischen den Rechnungen
Agenturen leben mit langen Zahlungszielen und ungleichen Monaten. Der Cash-Radar rechnet aus offenen Posten mit ihrer Fälligkeit, nicht aus der Forderungssumme.
Zur Liquiditätsplanung
Woher wir das kennen
Kein erfundener Agenturkunde — dafür zwanzig Jahre Betreuung dieser Betriebe.
Was hier steht, stammt aus dem IT-Alltag der Betreiberin: Agenturen sind der Betriebstyp, bei dem die Zahl der eingesetzten Werkzeuge am schnellsten wächst und die Zuständigkeit am schnellsten verloren geht. Kundenstimmen zu Yupana gibt es noch nicht — und wir schreiben keine.
Wie die Detektoren prüfenIn drei Schritten
Ein Nachmittag, drei Schritte.
-
01
Konten anbinden
CAMT.053 aus der vorhandenen Banking-Software. Einrichtung rund eine Viertelstunde, kein Zugriff auf euer Online-Banking.
-
02
Werkzeuge zuordnen
Einmal durch die Liste der wiederkehrenden Buchungen. Erfahrungsgemäß ist das der Moment mit den meisten „Das läuft noch?"-Reaktionen.
-
03
Aufräumen und zuständig machen
Was bleibt, bekommt eine verantwortliche Person. Was geht, bekommt einen Kündigungsentwurf.
Häufige Fragen
Was Agenturen fragen.
- Wir kaufen viel per Kreditkarte — sieht Yupana das?
- Ja, sofern die Kartenabrechnung über das Geschäftskonto läuft: Dann erscheint sie in den Kontobewegungen. Einzelposten innerhalb einer Sammelabrechnung sind allerdings nur so genau sichtbar, wie die Bank sie ausweist. Wer Ausgaben schon vor dem Kauf steuern will, ist mit einem Kartenanbieter wie Moss oder Pleo besser bedient.
- Können wir Kosten je Kunde oder Projekt auswerten?
- Nur eingeschränkt. Yupana ordnet nach Anbieter, Kategorie und verantwortlicher Person — nicht nach Projekt. Wer projektscharfe Kosten braucht, bekommt sie aus der Projektsoftware genauer.
- Was ist mit Werkzeugen, die einzelne Mitarbeitende selbst zahlen?
- Die sieht Yupana nicht — und das ist eine ehrliche Grenze. Sichtbar wird alles, was über das Geschäftskonto läuft. Erstattungen über Auslagen tauchen als Zahlung an die Person auf, nicht als Software-Abo.
- Lohnt sich das bei zehn Leuten?
- Meistens ja, aber nicht immer. Die Faustregel: Wenn niemand aus dem Kopf sagen kann, welche Abos laufen, lohnt es sich. Wenn eine Person das vollständig überblickt, reicht eine gepflegte Tabelle.
- Wie lange dauert die Einrichtung wirklich?
- Die technische Anbindung eine Viertelstunde. Der erste Durchgang durch die wiederkehrenden Buchungen 30 bis 60 Minuten. Danach sind es wenige Minuten pro Woche.
Passt dazu
Wie viele Werkzeuge laufen bei euch?
Die geschätzte Zahl liegt fast immer unter der echten. Schreibt uns, womit ihr arbeitet — wir sagen, was Yupana daraus machen würde.
- Antwort innerhalb von zwei Werktagen, von einem Menschen.
- Auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist.
- Keine Nachfass-Kette, kein ungefragter Newsletter.