Lizenzmanagement
Lizenzen, die niemand nutzt, fallen hier auf.
Lizenzverwaltung scheitert selten am Werkzeug und fast immer daran, dass niemand die Nutzung sieht. Yupana stellt neben jede Lizenz die letzte Anmeldung — und neben jeden Mitarbeitenden, was er im Monat kostet.
Kommt dir bekannt vor?
Die Lizenzliste kennt keiner auswendig.
Zugewiesen ist nicht benutzt
Im Admin-Portal steht, wer eine Lizenz hat. Ob sie jemand öffnet, steht dort nicht — jedenfalls nicht an einer Stelle, an der es jemand sieht.
Ausgeschieden, aber weiter lizenziert
Der Austritt ist im Personalbereich sauber dokumentiert. Die Lizenz bleibt trotzdem oft Monate stehen, weil das Abbestellen ein eigener Vorgang bei einem anderen Anbieter ist.
PowerShell kann nur einer
Die Auswertung, die wirklich weiterhilft, gibt es als Skript. Ausführen kann es die eine Person, die es geschrieben hat — und die hat gerade Wichtigeres zu tun.
So macht Yupana das
Nutzung neben die Lizenz stellen.
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Microsoft 365 ohne PowerShell
Yupana liest Lizenzen, Zuweisungen und letzte Anmeldungen über die Microsoft-Graph-Schnittstelle — ausschließlich lesend. Kein Skript, kein Admin-Terminal, keine Datei, die jemand exportieren muss.
Wie die Lizenzdaten kommen -
Ungenutzt nach 30, 60 oder 90 Tagen
Der Schwellwert ist eure Entscheidung. Was ihn überschreitet, erscheint als Befund mit Namen, Lizenztyp und Datum der letzten Anmeldung — nicht als Prozentzahl in einem Diagramm.
Zu den Detektoren -
Was kostet dieser Arbeitsplatz?
Neben jedem Mitarbeitenden steht die Summe seiner Lizenzen. Das ist die Zahl, die in Budgetgesprächen fehlt — und die niemand aus drei Portalen zusammenrechnen will.
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Software-Lizenzen jenseits von Microsoft
Was nicht über Graph kommt, kommt über das Konto: Wiederkehrende Abbuchungen für Software-Lizenzen werden erkannt, dem Anbieter zugeordnet und mit Vertragslaufzeit versehen.
Zu den SaaS-Kosten -
Der Weg von der Erkenntnis zur Einsparung
Ein Befund allein spart nichts. Deshalb hängt an jeder ungenutzten Lizenz die nächste Handlung: abbestellen, herabstufen oder bewusst behalten — mit Begründung, damit dieselbe Diskussion nicht in drei Monaten wieder anfängt.
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Partner- und Kundenlizenzen sauber getrennt
Wer als Microsoft-Partner arbeitet, hat Lizenzen aus Partnerprogrammen und weiterverkaufte Kundenlizenzen im selben Tenant. Yupana unterscheidet das, statt beides in eine Kostensumme zu werfen.
Was Studien sagen — und was wir sehen
Über die Hälfte der zugewiesenen Lizenzen wird binnen 30 Tagen nicht angefasst.
Die Größenordnung ist branchenweit dokumentiert und deckt sich mit dem, was wir in 20 Jahren IT-Betreuung sehen: Die Lizenzkosten wachsen mit den Einstellungen und schrumpfen nicht mit den Austritten. Yupana behauptet keine feste Ersparnis — es zeigt die Liste mit Namen und Datum, aus der ihr selbst rechnen könnt.
Wie die Detektoren geprüft werdenIn drei Schritten
So kommt ihr an die Zahlen.
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01
Lesenden Zugriff einrichten
Eine Freigabe im Microsoft-Tenant, lesend. Kein Agent auf den Rechnern, keine Änderung an Konten, keine Verwaltungsrechte.
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02
Schwellwert festlegen
30, 60 oder 90 Tage ohne Anmeldung — je nachdem, wie saisonal eure Arbeit ist. Der Wert lässt sich jederzeit ändern.
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03
Liste abarbeiten
Abbestellen, herabstufen oder bewusst behalten. Die Entscheidung wird festgehalten, damit die Liste beim nächsten Durchgang kürzer ist statt gleich lang.
Häufige Fragen
Was am häufigsten gefragt wird.
- Was ist Lizenzmanagement?
- Lizenzmanagement ist die Übersicht darüber, welche Software-Lizenzen ein Unternehmen besitzt, wem sie zugewiesen sind, was sie kosten und ob sie genutzt werden. Der oft übersehene Teil ist der letzte: Eine Lizenzverwaltung ohne Nutzungsdaten kann sagen, was ihr habt — aber nicht, was ihr braucht.
- Wie finde ich ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen?
- Über die letzte Anmeldung je Konto, abgeglichen mit den zugewiesenen Lizenzen. Microsoft stellt diese Daten über die Graph-Schnittstelle bereit; klassisch wird das per PowerShell abgefragt. Yupana holt dieselben Daten lesend ab und zeigt das Ergebnis dauerhaft an, statt es einmalig zu exportieren.
- Welche Arten von Software-Lizenzen gibt es?
- Praktisch relevant sind vier: Abonnements je Nutzer und Monat (der Normalfall bei Cloud-Software), Dauerlizenzen mit einmaligem Kauf, Volumen- oder Konzernlizenzen mit fester Menge und nutzungsabhängige Modelle. Für die Kostenkontrolle zählt vor allem, ob eine Lizenz je Kopf abgerechnet wird — nur dort entstehen Leichen, wenn jemand geht.
- Braucht Yupana Administratorrechte in unserem Microsoft-Tenant?
- Es braucht eine Freigabe mit lesenden Berechtigungen. Yupana ändert keine Konten, weist keine Lizenzen zu und kann nichts abbestellen — es liest den Bestand und die Nutzung.
- Ersetzt das ein Software-Asset-Management wie in einem Konzern?
- Nein. Klassisches SAM deckt Compliance-Fragen, Lizenzmetriken und Audit-Vorbereitung bei komplexen Herstellerverträgen ab. Yupana beantwortet die Frage, die im Mittelstand tatsächlich gestellt wird: Wofür zahlen wir jeden Monat, und benutzt das jemand?
- Was kostet das?
- Lizenzmanagement ist Teil von Yupana Complete: 199 € netto je Unternehmen und Monat bei jährlicher Zahlung, unbegrenzte Nutzer, 30 Tage testen ohne Zahlungsmittel.
Zum Weiterlesen
Passt dazu
Wie viele Lizenzen habt ihr — und wie viele nutzt ihr?
Die zweite Zahl kennt fast niemand. Schreib uns, was im Einsatz ist; wir sagen, was Yupana daran sichtbar machen würde.
- Antwort innerhalb von zwei Werktagen, von einem Menschen.
- Auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist.
- Keine Nachfass-Kette, kein ungefragter Newsletter.