Rechnungsfreigabe
Jede Rechnung hat einen Freigeber.
Kein Genehmigungsverfahren im Vorfeld, sondern eine Bestätigung im Nachgang — die dafür lückenlos ist. Im Pilotbetrieb übernehmen 24 Regeln den Alltag; in die Inbox kommt nur, was wirklich eine Entscheidung braucht.
Kommt dir bekannt vor?
Freigabe gibt es. Nachweisbar ist sie nicht.
„Das hat jemand entschieden."
Wer, wann und auf welcher Grundlage — das steht meistens in einer Mail, die niemand mehr findet. Bei der nächsten Prüfung ist der Vorgang nicht rekonstruierbar.
Freigabeprozesse, die niemand einhält
Ein mehrstufiger Workflow im Vorfeld klingt gut und wird umgangen, sobald es eilig wird. Danach ist der Prozess auf dem Papier strenger als in der Praxis — die schlechteste beider Welten.
Die Buchhaltung fragt, die Geschäftsführung antwortet nicht
Rückfragen zu einzelnen Rechnungen stapeln sich, weil sie einzeln kommen und einzeln beantwortet werden müssen. Am Monatsende wird pauschal freigegeben, damit es weitergeht.
So macht Yupana das
Bestätigen statt beantragen.
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Inbox statt Postfach
Was ungeklärt ist, liegt als Karte in einer Inbox — mit Empfänger, Betrag, Beleg und vorgeschlagener Kategorie. Auf dem Telefon reicht ein Wischen; am Schreibtisch geht es mit der Tastatur.
Zum Freigabemodul -
Regeln für den Alltag
„Alle Hetzner-Abbuchungen unter 500 € gehen automatisch durch, Verantwortlicher: Philip." Im Pilotbetrieb erledigen 24 solcher Regeln den Großteil. Jede automatisch freigegebene Buchung ist als solche gekennzeichnet — mit der Regel, die sie ausgelöst hat.
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Ein Freigeber ist eine Person, kein Häkchen
Hinter jeder Freigabe steht ein angemeldeter Mensch mit Zeitstempel. Das ist der Unterschied zwischen einem Status und einem Nachweis.
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Rezertifizierung alle 90 Tage
Einmal freigegeben heißt nicht für immer richtig. Alle 90 Tage fragt Yupana bei den wiederkehrenden Buchungen nach: Braucht ihr das noch? Wer nicht antwortet, bekommt keinen Ärger — aber die Position wandert in die Liste der ungeklärten Fälle.
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Beleg direkt daneben
Zu jeder Buchung sucht Yupana den passenden Beleg im vorhandenen Dokumentenarchiv. Freigeben, ohne die Rechnung gesehen zu haben, ist damit eine bewusste Entscheidung statt der Normalfall.
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Revisionssicheres Audit-Log
Jede Aktion steht mit Person, Zeitpunkt und Vorher-nachher-Wert im Protokoll. Als Nebenprodukt entsteht genau der Prüfpfad, den eine Betriebsprüfung sehen will — ohne dass jemand ihn eigens erstellt.
Aus dem Pilotbetrieb
24 Regeln nehmen den Alltag ab. Der Rest wird bewusst entschieden.
Das Ziel ist ausdrücklich nicht, möglichst viel zu automatisieren. Es ist, den Anteil, der ohne menschliches Zutun durchläuft, jederzeit messen zu können — im Audit-Log lässt sich diese Quote auswerten. Wer sie nicht kennt, hat die Kontrolle abgegeben, ohne es zu merken.
Was nie automatisch passiertIn drei Schritten
So läuft es im Monat.
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01
Der erste Monat: aufräumen
30 bis 60 Minuten, in denen die wiederkehrenden Buchungen einmal durchgesehen und zugeordnet werden. Das ist der einzige größere Aufwand.
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02
Danach: wenige Minuten pro Woche
Die Inbox enthält nur noch Neues und Auffälliges. Was Regeln erfüllt, ist bereits durch — sichtbar gekennzeichnet.
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03
Einmal im Quartal: rezertifizieren
Ein Durchgang durch die laufenden Positionen mit einer einzigen Frage: Braucht ihr das noch? Das ist der Moment, in dem Zombie-Abos auffliegen.
Häufige Fragen
Was am häufigsten gefragt wird.
- Ist das ein Freigabe-Workflow wie bei Candis oder finway?
- Nein, und das ist Absicht. Diese Werkzeuge genehmigen im Vorfeld: Rechnung kommt herein, läuft eine Freigabekette entlang, wird danach bezahlt. Yupana bestätigt im Nachgang: Die Zahlung ist auf dem Konto sichtbar, und jemand ordnet sie zu und übernimmt sie. Wer hohe Rechnungsvolumen mit echter Vorabfreigabe braucht, ist bei den Spezialisten besser aufgehoben.
- Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe?
- Die Rechnungsprüfung stellt fest, ob eine Rechnung sachlich und rechnerisch richtig ist — stimmen Leistung, Menge, Preis, Steuersatz. Die Freigabe ist die Entscheidung, dass sie bezahlt werden soll und wer sie verantwortet. Yupana deckt die zweite Frage lückenlos ab und stellt für die erste den Beleg daneben.
- Wer darf freigeben?
- Das legt ihr fest. Im Pilotbetrieb sind es drei Personen aus Geschäftsführung und Office-Management. Die Berechtigung hängt an der Person, nicht am Gerät, und jede Freigabe ist mit Zeitstempel protokolliert.
- Ist ein automatisch freigegebener Beleg noch revisionssicher?
- Ja — sofern erkennbar bleibt, dass er automatisch freigegeben wurde und aufgrund welcher Regel. Genau das protokolliert Yupana. Eine Automatik, die sich als menschliche Entscheidung tarnt, wäre das eigentliche Problem.
- Brauchen wir dafür ein Dokumentenmanagement-System?
- Nicht zwingend. Freigeben funktioniert auch ohne Beleg — dann eben ohne Beleg daneben. Wo ein Archiv vorhanden ist (im Pilotbetrieb EcoDMS), verheiratet Yupana Buchung und Dokument automatisch.
- Was kostet das?
- Freigaben sind Teil von Yupana Complete: 199 € netto je Unternehmen und Monat bei jährlicher Zahlung. Unbegrenzte Nutzer — an einer Platzschranke soll keine Freigabe scheitern.
Zum Weiterlesen
Passt dazu
Wie klärt ihr das heute?
Schreib uns kurz, wie eine Rechnung bei euch durchläuft. Wir sagen, an welcher Stelle Yupana etwas ändert — und an welcher nicht.
- Antwort innerhalb von zwei Werktagen, von einem Menschen.
- Auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist.
- Keine Nachfass-Kette, kein ungefragter Newsletter.