Vertragsmanagement
Kein Vertrag verlängert sich mehr unbemerkt.
Die teuersten Verträge sind nicht die teuren, sondern die vergessenen. Yupana zieht Laufzeit, Kündigungsfrist und Mindestabnahme aus dem Beleg, den ihr ohnehin habt — und meldet sich, bevor die Frist läuft.
Kommt dir bekannt vor?
Verträge verlängern sich lautlos.
Die Frist stand im PDF
Laufzeit und Kündigungsfrist stehen in Fließtext auf Seite drei, nicht in einem Feld. Deshalb landen sie nie in einem Kalender — und die Verlängerung fällt erst auf der nächsten Rechnung auf.
Niemand ist zuständig
Der Kollege, der das Werkzeug eingeführt hat, ist längst in einem anderen Bereich. Der Vertrag läuft weiter, die Abbuchung auch — nur die Verantwortung ist unterwegs verloren gegangen.
Die Liste ist von letztem Jahr
Es gibt eine Vertragsübersicht. Sie wurde einmal gepflegt, für eine Bankunterlage. Seitdem sind drei Werkzeuge dazugekommen und zwei gekündigt worden.
So macht Yupana das
Aus Belegen wird eine Vertragsverwaltung.
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Laufzeit aus dem Original gelesen
Yupana liest Vertrag oder Rechnung als PDF und zieht Laufzeit, Kündigungsfrist und Mindestabnahme heraus — auch dann, wenn sie in einem Nebensatz stehen. Im Pilotbetrieb kostete ein solcher Auszug 0,02 € an Rechenzeit.
Zum Vertragsmodul -
Renewal-Kalender mit 30/60/90 Tagen
Nicht eine Liste, sondern ein Ausblick: Was verlängert sich, wenn niemand etwas tut — in einem Monat, in zwei, in drei? Erinnerung geht an den hinterlegten Verantwortlichen, nicht an ein Sammelpostfach.
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Jeder Vertrag hat einen Namen daneben
Ein Vertrag ohne zuständige Person ist ein Vertrag, der weiterläuft. Die Zuordnung entsteht beim Freigeben und bleibt danach an der wiederkehrenden Buchung hängen.
Zur Rechnungsfreigabe -
Kündigungsassistent
Wenn die Entscheidung steht, schreibt Yupana den Entwurf — mit Frist, Adresse und Vertragsnummer aus den vorhandenen Daten. Danach wird der Stand verfolgt: versandt, bestätigt, letzte Buchung erwartet, beendet.
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Stille Preissteigerungen fallen auf
Wenn eine wiederkehrende Buchung über Monate wächst, meldet der Preisdrift-Detektor das — mit Betrag und Zeitraum. Genau diese Erhöhungen stehen in keinem Vertrag, sondern in einer Mail, die niemand gelesen hat.
Zu den Detektoren -
Der Beleg bleibt, wo er ist
Yupana verlangt kein neues Dokumentenarchiv. Es findet den passenden Beleg im vorhandenen (EcoDMS) und verlinkt ihn — ein Klick öffnet das Original.
Aus dem Pilotbetrieb
Drei Verträge, aus PDFs gelesen, die vorher niemand ausgewertet hatte.
Im Pilotbetrieb hat Yupana aus dem Dokumentenarchiv drei laufende Verträge herausgezogen und ihre Konditionen erfasst — darunter eine Mindestabnahme von rund 8.000 €, die zu einer bereits gebuchten Zahlung von 6.052 € gehörte. Das ist der unspektakuläre Kern des Themas: Die Information war die ganze Zeit da. Sie stand nur in einem PDF statt in einem Feld.
Wie das Vertragsmodul arbeitetIn drei Schritten
So kommt Ordnung hinein.
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01
Wiederkehrende Buchungen erkennen
Yupana findet aus den Kontobewegungen, was regelmäßig abgeht — und damit die Verträge, die es tatsächlich gibt. Nicht die, an die man sich erinnert.
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02
Belege zuordnen
Zu jeder wiederkehrenden Buchung sucht Yupana den passenden Beleg und liest die Konditionen heraus. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, bleibt offen statt geraten.
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03
Fristen und Verantwortliche setzen
Einmal durchgehen, Zuständigkeit vergeben, Erinnerungsvorlauf wählen. Danach meldet sich der Kalender von allein.
Häufige Fragen
Was am häufigsten gefragt wird.
- Was ist Vertragsmanagement?
- Vertragsmanagement ist die geordnete Verwaltung aller laufenden Verträge eines Unternehmens: Wer hat was mit wem vereinbart, zu welchen Konditionen, mit welcher Laufzeit und welcher Kündigungsfrist. Der Kern ist nicht die Ablage, sondern die Frist — ein abgelegter Vertrag ohne überwachte Kündigungsfrist verlängert sich genauso zuverlässig wie ein verlorener.
- Warum ist Vertragsmanagement gerade für kleine Unternehmen wichtig?
- Weil dort niemand hauptberuflich darauf schaut. In einem Konzern gibt es eine Rechtsabteilung, in einem 40-Personen-Unternehmen den Geschäftsführer zwischen zwei Terminen. Genau deshalb sammeln sich hier die stillen Verlängerungen — und genau deshalb lohnt Automatisierung hier mehr als anderswo.
- Muss ich meine Verträge alle hochladen?
- Nein. Yupana geht den umgekehrten Weg: Es findet aus den Kontobewegungen die Verträge, die tatsächlich Geld kosten, und sucht dann den passenden Beleg im vorhandenen Dokumentenarchiv. Was dort nicht liegt, kann nachgereicht werden — muss aber nicht, damit die Frist überwacht wird.
- Was passiert, wenn die Kündigungsfrist im PDF falsch gelesen wird?
- Jeder ausgelesene Wert steht mit dem Textabschnitt daneben, aus dem er stammt. Wer widerspricht, korrigiert ihn einmal, und der korrigierte Wert gilt. Yupana kündigt nie selbstständig — der Assistent schreibt den Entwurf, abgeschickt wird er von einem Menschen.
- Ist das eine Vertragsmanagement-Software wie ContractHero oder fynk?
- Nur teilweise. Spezialisierte Vertragsmanagement-Software ist stärker beim Vertragslebenszyklus: Verhandlung, Unterschrift, Versionierung, Klauselbibliothek. Yupana kommt von der Zahlung her — es kennt den Vertrag, weil es die Abbuchung sieht. Wer viele Verträge verhandelt, ist mit einem Spezialisten besser bedient; wer wissen will, was monatlich abgeht und wann es kündbar ist, hier.
- Was kostet das?
- Vertragsmanagement ist Teil von Yupana Complete: 199 € netto je Unternehmen und Monat bei jährlicher Zahlung, unbegrenzte Nutzer, 30 Tage testen ohne Zahlungsmittel.
Zum Weiterlesen
Passt dazu
Wie viele Verträge habt ihr wirklich?
Die ehrliche Antwort ist meistens „mehr als gedacht". Schreib uns, womit ihr arbeitet — wir sagen, was Yupana daraus lesen würde.
- Antwort innerhalb von zwei Werktagen, von einem Menschen.
- Auch dann, wenn Yupana für euch die falsche Antwort ist.
- Keine Nachfass-Kette, kein ungefragter Newsletter.