Ungenutzte Software-Lizenzen finden — ohne Konzern-Werkzeug

Inhalt in Kürze

• Drei Datenquellen genügen: Bestand, Zuweisung, letzte Anmeldung.
• 90 Tage ist der Schwellwert mit den wenigsten Fehlalarmen.
• Der größere Hebel liegt bei überdimensionierten Lizenzen, nicht bei ungenutzten.
• Ein Fehlalarm kostet mehr Vertrauen, als eine gefundene Lizenz an Geld bringt.

Warum das Thema in KMU liegen bleibt

Lizenzmanagement gilt als Konzernthema, und die verfügbaren Werkzeuge bestätigen diesen Eindruck: Sie sind auf Tausende Arbeitsplätze ausgelegt, kosten entsprechend und setzen eine Rolle voraus, die es in einem Betrieb mit 60 Beschäftigten nicht gibt.

Das Problem existiert dort trotzdem, nur in anderer Größenordnung. Ein Unternehmen mit 60 Microsoft-365-Lizenzen zu je 22 € zahlt gut 15.800 € im Jahr. Sind acht davon ungenutzt, sind das 2.100 € — kein Betrag, der ein Projekt rechtfertigt, aber einer, den niemand freiwillig verschenkt.

Die gute Nachricht ist, dass die Auswertung selbst nicht kompliziert ist. Sie braucht drei Datenquellen und einen halben Tag, und sie lässt sich danach in kurzen Abständen wiederholen.

Die drei Datenquellen

Bestand. Welche Lizenzen sind gekauft, in welcher Anzahl, zu welchem Preis? Diese Angabe steht im Administrationsportal des Anbieters und, was den Preis angeht, auf der Rechnung. Beide Seiten stimmen erstaunlich oft nicht überein — Nachbestellungen werden gebucht, Reduzierungen nicht.

Zuweisung. Wer hat welche Lizenz? Bei Microsoft 365 ist das eine Abfrage der Benutzerobjekte mit ihren zugewiesenen Plänen. Wichtig: Auch nicht zugewiesene, aber bezahlte Lizenzen zählen — sie sind der einfachste Fund und werden von Auswertungen, die nur zugewiesene Lizenzen betrachten, übersehen.

Nutzung. Wann hat sich diese Person zuletzt angemeldet? Das ist die einzige der drei Angaben, die tatsächlich etwas über Nutzung aussagt, und die am wenigsten verfügbare: Sie erfordert erweiterte Berechtigungen und ist bei manchen Anbietern gar nicht abrufbar.

Der richtige Schwellwert

Wie lange darf eine Anmeldung her sein, bevor die Lizenz als ungenutzt gilt? Die Antwort hat eine praktische und eine politische Seite.

Praktisch: 30 Tage erzeugt zu viele Fehlalarme — Elternzeit, längerer Urlaub, Krankheit, saisonale Rollen. 60 Tage ist brauchbar. 90 Tage ist der Wert, bei dem ein Befund kaum noch erklärbar ist und deshalb auch nicht diskutiert wird.

Politisch: Ein Schwellwert, der zu Diskussionen führt, kostet mehr Zeit, als er spart. Sinnvoll ist, mit 90 Tagen zu beginnen, die eindeutigen Fälle abzuräumen und erst danach über eine Verschärfung zu sprechen. Wer umgekehrt beginnt, verbringt die erste Runde mit dem Widerlegen von Fehlalarmen.

Der größere Hebel: falsche Größe

Ungenutzte Lizenzen sind der offensichtliche Fund. Der größere Betrag steckt meist woanders: in Lizenzen, die genutzt werden, aber überdimensioniert sind.

Der Klassiker ist Microsoft 365 E5 für Personen, die Mail, Word und Teams nutzen. Der Unterschied zu E3 beträgt rund 20 € pro Person und Monat, und die Zusatzfunktionen — erweiterte Sicherheitswerkzeuge, Analysemodule, Telefonie — werden von der Mehrheit nie geöffnet. Bei zwanzig betroffenen Personen sind das 4.800 € im Jahr, und niemand verliert eine Funktion, die er kennt.

Dasselbe Muster findet sich bei fast jedem Anbieter mit Stufenmodell: Design-Werkzeuge in der Vollversion für Personen, die PDFs öffnen; Projektwerkzeuge in der Business-Stufe für Personen, die Aufgaben abhaken; Add-ons, die einmal für ein Projekt gekauft und nie abbestellt wurden. Die systematische Auswertung dazu steht unter Lizenzmanagement.

Vom Befund zur Entscheidung

Eine Liste ungenutzter Lizenzen ist noch keine Einsparung. Zwischen beidem liegen drei Schritte, an denen es regelmäßig hakt.

Erstens die Klärung: Für jede Position muss jemand sagen, ob sie wegkann. Das dauert pro Position zwei Minuten und ist der einzige Teil, der nicht automatisierbar ist. Sinnvoll ist, die Liste nach Betrag zu sortieren und oben anzufangen.

Zweitens die Frist: Lizenzen lassen sich nicht immer sofort reduzieren. Jahresverträge erlauben es oft nur zum Verlängerungstermin — was bedeutet, dass die Auswertung rechtzeitig vor diesem Termin vorliegen muss, nicht danach. Wie man solche Termine im Blick behält, steht unter Vertragsmanagement im Mittelstand.

Drittens die Wiederholung: Eine einmalige Bereinigung hält etwa ein Jahr. Danach ist der Bestand wieder gewachsen, weil neue Personen kommen, alte gehen und Projekte enden. Ohne festen Rhythmus ist die Arbeit nach zwölf Monaten zu wiederholen.

Der Rhythmus, der funktioniert

Ein jährlicher Großdurchgang ist besser als nichts und schlechter als ein kleiner monatlicher Blick. Der Grund liegt in der Art, wie Lizenzbestände wachsen: nicht in Sprüngen, sondern in Einzelfällen. Jemand kommt neu, bekommt eine Lizenz; jemand geht, die Lizenz bleibt; ein Projekt braucht ein Zusatzmodul, das Projekt endet, das Modul nicht.

Deshalb hat sich ein zweistufiger Rhythmus bewährt. Monatlich ein kurzer Abgleich zwischen Personalveränderungen und Lizenzzuweisungen — das dauert zehn Minuten und fängt den größten Teil des Zuwachses ab. Und einmal jährlich ein vollständiger Durchgang mit Nutzungsdaten, bei dem auch die Dimensionierung geprüft wird.

Der monatliche Teil lässt sich an einen bestehenden Vorgang koppeln, etwa an den Onboarding- und Offboarding-Prozess. Wenn dort ein Punkt „Lizenz zuweisen“ existiert, muss ein Punkt „Lizenz entziehen“ ergänzt werden — das ist der wirksamste Einzeleingriff überhaupt, und er verhindert das Problem, statt es später zu finden.

Was mit den freigewordenen Lizenzen passiert

Eine nicht mehr benötigte Lizenz verschwindet nicht von selbst. Je nach Vertragsmodell gibt es drei Wege, und sie unterscheiden sich erheblich in der Wirkung.

Bei monatlicher Abrechnung genügt es, die Zuweisung zu entfernen und die Anzahl im Portal zu reduzieren — die nächste Rechnung ist niedriger. Bei jährlicher Abrechnung mit monatlicher Zahlung bleibt die Verpflichtung meist bis zum Verlängerungstermin bestehen; die Lizenz ist dann frei für die nächste neue Person, aber die Kosten laufen weiter. Bei mehrjährigen Verträgen ist eine Reduzierung häufig gar nicht vorgesehen.

Die praktische Folge: Die Prüfung muss vor dem Verlängerungstermin stattfinden, nicht irgendwann. Wer im Februar feststellt, dass acht Lizenzen zu viel sind, der Vertrag sich aber im Januar verlängert hat, spart in diesem Jahr nichts. Genau deshalb gehören Lizenzbestand und Vertragsfristen in dieselbe Übersicht.

Der erste Durchgang bei uns fand vier Lizenzen ohne Person und elf, die zu groß dimensioniert waren. Die vier waren die Schlagzeile, die elf waren das Geld.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Was bei Partner- und Weiterverkaufslizenzen gilt

Ein Sonderfall, der in IT-Häusern und bei Systempartnern regelmäßig für Verwirrung sorgt: Nicht jede Lizenz im eigenen Tenant ist eine eigene Kostenposition. Partnerlizenzen aus Programmen wie den Solutions-Partner-Vorteilen sind Bestandteil des Partnerstatus und haben keine direkte Abbuchung. Lizenzen, die an Kunden weiterverkauft werden, laufen zwar über den eigenen Vertrag, sind aber Durchlaufposten.

Wer diese Unterscheidung nicht trifft, bekommt eine Auswertung, die einen erheblichen Teil des Bestands als „ungenutzt und teuer“ meldet, obwohl er gar nichts kostet oder weiterberechnet wird. Die Konsequenz ist dieselbe wie beim Kopf-gegen-Lizenz-Vergleich: Die Zahlen stimmen nicht, und danach schaut niemand mehr hin.

Praktisch heißt das, jede Lizenzposition beim ersten Durchgang einer von drei Kategorien zuzuordnen — selbst gekauft, Partnervorteil, weiterverkauft. Diese Zuordnung ändert sich selten und muss nur einmal gemacht werden.

1. Bestand ziehen — gekaufte Lizenzen mit Anzahl und Preis, aus Portal und Rechnung.
2. Zuweisungen abgleichen — auch die unzugewiesenen erfassen, das sind die einfachsten Funde.
3. Letzte Anmeldung ergänzen und mit 90 Tagen bewerten.
4. Kategorien setzen — selbst gekauft, Partnervorteil, weiterverkauft.
5. Nach Betrag sortiert klären und die Frist des jeweiligen Vertrags notieren.

Ungenutzte Lizenzen sind der sichtbare Teil. Der größere Betrag steckt in Lizenzen, die genutzt, aber zu groß gekauft wurden — und den findet nur, wer neben der Anmeldung auch den Funktionsumfang betrachtet.

Ein fertiges Raster für den ersten Durchgang gibt es als M365-Lizenz-Audit. Wie sich Lizenzkosten in die Gesamtkostenübersicht einfügen, steht unter SaaS-Kosten im Griff.