BWA vom Steuerberater: was sie zeigt — und was nicht

Inhalt in Kürze

• Die BWA der Kanzlei ist nicht geprüft — sie spiegelt die Buchführung, nicht mehr.
• Was fehlt, fehlt meist mit gutem Grund: Abgrenzungen kosten unterjährig Aufwand.
• Vier zusätzliche Auswertungen gibt es fast immer ohne Aufpreis.
• Fünf Fragen holen aus derselben Leistung deutlich mehr heraus.

Was die Kanzlei tatsächlich liefert

Die BWA ist ein Nebenprodukt der laufenden Buchführung. Die Kanzlei bucht die Belege, stimmt Konten ab und lässt die Software die Auswertung erzeugen. Der letzte Schritt dauert Sekunden — die Arbeit steckt in der Kontierung davor.

Das erklärt zwei Dinge, die oft missverstanden werden: warum die Auswertung nichts extra kostet, und warum sie so aussieht, wie sie aussieht. Sie folgt dem Kontenrahmen, nicht der betriebswirtschaftlichen Fragestellung. Eine Zeile existiert, weil es ein Konto gibt — nicht, weil jemand entschieden hätte, dass diese Information wichtig ist.

Daraus folgt eine unangenehme, aber nützliche Erkenntnis: Die Standardauswertung ist nicht auf euren Betrieb zugeschnitten. Sie ist der kleinste gemeinsame Nenner, der ohne Nachfrage entsteht.

Was bewusst fehlt

• Abgrenzungen — Jahresbeiträge, Versicherungen, Wartungen, die für zwölf Monate im Voraus gezahlt wurden
• Rückstellungen — Urlaub, Boni, Gewährleistung, ausstehende Rechnungen
• Bestandsbewertung, sofern keine unterjährige Inventur vorliegt
• Abschreibungen, wenn sie erst zum Jahresende gebucht werden

Nichts davon ist Nachlässigkeit. Unterjährige Abgrenzungen bedeuten laufenden Zusatzaufwand, den die meisten Betriebe nicht bezahlen wollen — sie wissen nur nicht, dass sie die Wahl hätten.

Der Effekt ist erheblich. Ein Betrieb mit 21.000 € vorläufigem Ergebnis im Oktober kann nach Nachbuchung von Abschreibungen, Urlaubsrückstellung und abgegrenzten Versicherungen bei 2.000 € landen — bei unveränderter Geschäftslage.

Die vier Auswertungen, die kaum jemand anfordert

Die letzte ist für Bankgespräche die überzeugendste Unterlage und wird am seltensten angefordert. Sie zeigt, wofür die Mittel des Zeitraums verwendet wurden — Investitionen, Tilgung, Forderungsaufbau — und beantwortet damit genau die Frage, die eine Bank stellt.

Fünf Fragen, die sich lohnen

1. Werden Abgrenzungen unterjährig gebucht? Entscheidet die Belastbarkeit des Ergebnisses.
2. Können wir den Vorjahresvergleich standardmäßig bekommen? Kostet nichts und verdoppelt den Aussagewert.
3. Können die sonstigen betrieblichen Aufwendungen feiner gegliedert werden? Sinnvoll, sobald der Posten über etwa acht Prozent liegt.
4. Bis wann müssen die Belege da sein, damit die BWA in Woche zwei kommt? Meist früher als gedacht — und dann liegt es an uns.
5. Was würden Sie an unserer Stelle als Erstes ansehen? Die Kanzlei sieht hunderte Betriebe. Diese Frage wird fast nie gestellt.

Was die Kanzlei nicht leisten kann

Auch die beste Auswertung beantwortet drei Fragen nicht.

Reicht das Geld nächsten Monat? Die BWA ist rückwärtsgewandt und rechnet nach Entstehung. Wer Liquidität steuern will, braucht eine eigene Vorschau — siehe Liquiditätsplanung und die 13-Wochen-Vorlage.

Welcher Auftrag hat sich gelohnt? Die Auswertung kennt Kostenarten, keine Projekte. Eine Nachkalkulation braucht andere Daten und andere Systeme.

Was läuft an laufenden Kosten mit, das niemand mehr braucht? Software-Abos, Verträge und Lizenzen erscheinen als Summe in einer Zeile. Wer sie einzeln sehen will, muss ans Konto — das ist das Thema von SaaS-Kosten im Griff.

Warum die Zusammenarbeit besser wird, wenn man mehr fragt

Kanzleien liefern selten mehr als das Gefragte — nicht aus Zurückhaltung, sondern weil sie nicht wissen, wofür der Betrieb die Zahlen nutzt. Eine Auswertung, die für eine Bankunterlage gebraucht wird, sieht anders aus als eine für die monatliche Steuerung.

Wer einmal erklärt, welche Entscheidung er treffen will, bekommt in aller Regel eine passendere Auswertung. Das gilt besonders für die Gliederung: Ein Betrieb mit zwei Geschäftszweigen kann sie getrennt bekommen, sofern beim Buchen entsprechend zugeordnet wird — das ist Aufwand, aber ein einmaliger.

Wir haben Jahre dieselbe Standardauswertung bekommen. Beim ersten Gespräch darüber, was wir eigentlich damit machen wollen, kamen zwei zusätzliche Auswertungen — ohne Aufpreis, weil sie ohnehin anfallen.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Wann ein Kanzleiwechsel die falsche Antwort ist

Unzufriedenheit mit der BWA führt regelmäßig zum Gedanken an einen Wechsel. In den meisten Fällen ist das die teuerste und langsamste Lösung für ein Problem, das mit einem Gespräch behoben wäre.

Ein Wechsel bricht die Vergleichbarkeit: andere Kontierungslogik, oft anderer Kontenrahmen, in jedem Fall eine Übergangsphase, in der weder Vorjahresvergleich noch Jahresauflauf belastbar sind. Und der neue Anbieter liefert zunächst ebenfalls seine Standardauswertung — mit denselben Lücken, wenn niemand danach fragt.

Sinnvoll ist ein Wechsel, wenn die Zusammenarbeit selbst nicht funktioniert: Rückfragen bleiben unbeantwortet, Fristen werden gerissen, die Auswertung kommt regelmäßig nach acht Wochen. Das sind Gründe. „Die BWA ist unübersichtlich“ ist keiner — jedenfalls nicht, bevor man einmal gefragt hat.

Die BWA vom Steuerberater ist nicht das Maximum dessen, was eine Kanzlei liefern kann — sie ist das Minimum, das ohne Nachfrage entsteht. Fünf Fragen verändern das Verhältnis von Aufwand zu Nutzen erheblich.

Für Kanzleien selbst ist das Thema von der anderen Seite interessant: Wie eine Auswertung beim Mandanten ankommt, steht auf Yupana für Steuerberater. Wer die Auswertung erst einmal lesen lernen will, findet den Einstieg unter BWA lesen und verstehen; die Preise stehen vollständig auf der Preisseite.

Wie ein gutes Jahresgespräch aussieht

Die meisten Betriebe sprechen mit ihrer Kanzlei einmal im Jahr ausführlich — beim Jahresabschluss. Das ist der schlechteste Zeitpunkt, weil das Jahr gelaufen ist und alle Zahlen feststehen. Ein zweites Gespräch im September oder Oktober ist deutlich wertvoller, weil dann noch drei Monate zum Handeln bleiben.

Sinnvolle Tagesordnung für dieses Gespräch: erstens die Entwicklung der drei bis fünf Kennzahlen, die ihr monatlich verfolgt; zweitens die Frage, ob das Jahresergebnis nach heutigem Stand zu Vorauszahlungen passt; drittens die konkrete Frage, welche Buchungen zum Jahresende noch anstehen und wie sie das vorläufige Ergebnis verändern werden.

Der dritte Punkt ist der, der am meisten überrascht. In vielen Betrieben ist die Differenz zwischen dem letzten vorläufigen Ergebnis und dem endgültigen fünfstellig — und sie ist vorhersehbar, wenn man danach fragt.

Was ihr der Kanzlei liefern solltet

Die Qualität der Auswertung hängt an der Qualität dessen, was hineingeht. Vier Dinge helfen mehr als jede Nachfrage:

Belege vollständig und in einem Rutsch. Nachgereichte Einzelbelege verursachen mehr Aufwand als der gesamte Rest des Monats und verzögern die Auswertung um Tage.

Kontoauszüge lückenlos. Eine fehlende Seite blockiert die Abstimmung des ganzen Monats — und fällt oft erst auf, wenn schon Zeit vergangen ist.

Ungewöhnliches kommentieren. Ein Satz zu einer außergewöhnlichen Buchung ersetzt eine Rückfrage, und eine Rückfrage kostet in der Praxis meist eine Woche.

Offene Posten mitteilen. Wenn die Kanzlei weiß, welche Rechnungen offen sind, kann sie die Auswertung besser einordnen — und ihr bekommt nebenbei die Zahlen, die ihr für die Liquiditätsplanung ohnehin braucht.