BWA-Beispiel durchgerechnet: von Umsatz bis Ergebnis

Inhalt in Kürze

• Ein durchgerechnetes Beispiel über drei Monate zeigt mehr als eine einzelne Auswertung.
• Der Rohertrag fällt im Beispiel um vier Prozentpunkte, das Ergebnis erst zwei Monate später sichtbar.
• Die entscheidende Spalte ist der Prozentwert, nicht der Betrag.
• Aus einer BWA folgt idealerweise eine Frage — nicht fünf.

Die Ausgangslage

Ein Handelsbetrieb mit 22 Mitarbeitenden. Wir schauen auf drei aufeinanderfolgende Monate und rechnen jeden Schritt mit.

Der Umsatz steigt. Trotzdem stimmt etwas nicht.

Auf den ersten Blick läuft es gut: Die Gesamtleistung wächst in drei Monaten um vier Prozent. Wer nur diese Zeile liest, sieht Wachstum.

Die Prozentspalte erzählt eine andere Geschichte:

Die Rohertragsquote fällt um vier Prozentpunkte. Bei 312.000 € Gesamtleistung entspricht das rund 12.500 € pro Monat — mehr als der gesamte Ergebnisrückgang.

Wo genau es passiert ist

Der Materialaufwand wächst um 14 %, die Gesamtleistung um 4 %. Für diese Schere gibt es drei plausible Ursachen:

1. Einkaufspreise gestiegen. Prüfbar über die Lieferantenrechnungen desselben Artikels im Vergleich.
2. Sortimentsmix verschoben. Mehr Umsatz mit margenschwachen Artikeln — sichtbar in der Warenwirtschaft, nicht in der BWA.
3. Nachlässe gewährt. Der Umsatz je Auftrag sinkt bei gleichem Wareneinsatz.

Die BWA kann nicht sagen, welche der drei es ist. Sie kann sagen, dass es passiert — und zwar zwei Monate bevor es im Ergebnis wehtut. Das ist ihr eigentlicher Wert.

Die eine Frage

Aus dieser Auswertung folgt genau eine Frage an die Kanzlei: Bitte die Summen- und Saldenliste für die Wareneingangskonten der letzten drei Monate. Damit lässt sich in zehn Minuten klären, ob es Preise oder Mengen waren.

Wer nur die letzte Zeile liest, bemerkt eine Verschlechterung erst, wenn sie im Ergebnis angekommen ist. Wer die Rohertragsquote liest, sieht sie zwei Monate früher — und hat noch Zeit, etwas zu ändern.

Der teuerste Satz in einem Jahresgespräch lautet „das ist uns erst im Herbst aufgefallen“. In der Auswertung stand es im Frühjahr.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Weiterlesen: BWA lesen und verstehen, der Glossareintrag zum Rohertrag und die Übersicht BWA verstehen. Für den Betriebstyp aus dem Beispiel: Yupana für den Handel.

Was in denselben drei Monaten noch passiert ist

Der Rohertrag erklärt den größten Teil des Ergebnisrückgangs, aber nicht alles. Zwei weitere Bewegungen lohnen einen Blick.

Die Personalkosten steigen im dritten Monat um 3.000 €. Absolut betrachtet unauffällig — eine Einstellung, eine Sonderzahlung, ein Urlaubsmonat weniger. Bezogen auf den Rohertrag steigt die Quote aber von 58,3 auf 61,8 Prozent. Das ist der zweite Effekt, und er verstärkt den ersten: Ein sinkender Rohertrag bei steigenden Personalkosten ist die klassische Kombination, aus der Verlustmonate entstehen.

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen wachsen still. Von 18.000 auf 19.400 € — 1.400 € in drei Monaten, ohne dass jemand etwas entschieden hätte. In Prozent kaum sichtbar (6,0 auf 6,2), auf zwölf Monate hochgerechnet aber ein fünfstelliger Betrag. Genau dieses Muster beschreibt die Seite zu den SaaS-Kosten.

Was der Betrieb jetzt tun würde

1. Ursache des Materialanstiegs klären. Summen- und Saldenliste der Wareneingangskonten, drei Monate. Kostet die Kanzlei zehn Minuten.
2. Preise nachziehen oder Sortiment anpassen. Bei vier Prozentpunkten Rohertragsverlust reicht eine Preisanpassung von etwa zwei Prozent, um den Effekt auszugleichen — vorausgesetzt, der Markt trägt sie.
3. Personalkosten im Blick behalten. Nicht reagieren, sondern beobachten: Wenn die neue Kraft im vierten Monat Leistung bringt, korrigiert sich die Quote von selbst.
4. Die sonstigen Aufwendungen einmal aufräumen. Das ist der einzige der vier Punkte, der sofort und ohne Marktrisiko wirkt.

Der Vorjahresvergleich als Gegenprobe

Bevor man handelt, lohnt eine zweite Sicht. Angenommen, der Vorjahresmonat 3 hatte ebenfalls eine Rohertragsquote von 56 % — dann ist die Entwicklung saisonal und kein Anlass zur Sorge. Angenommen, er lag bei 61 % — dann ist der Befund echt.

Was die BWA in diesem Beispiel nicht zeigt

Drei Fragen, die offenbleiben und andere Quellen brauchen:

• Welche Artikel oder Aufträge? Das steht in der Warenwirtschaft, nicht in der Auswertung.
• Ist das Geld trotzdem da? Ein Ergebnisrückgang bei gleichzeitig gutem Zahlungseingang ist ein anderes Problem als einer mit steigenden Forderungen. Dafür braucht es die Liquiditätsplanung.
• Wie sieht es nach Abgrenzungen aus? Das vorläufige Ergebnis ist vorläufig — bei 10.300 € Rest ist der Puffer für Nachbuchungen dünn.

Warum drei Monate die richtige Betrachtungslänge sind

Ein Monat ist Zufall: Ein einzelner Großauftrag mit hohem Materialanteil verschiebt jede Quote. Zwölf Monate sind zu träge — bis das Muster sichtbar ist, ist das Jahr gelaufen. Drei Monate sind der Kompromiss, bei dem Muster erkennbar werden und Gegenmaßnahmen noch wirken.

Genau deshalb arbeitet auch die Anomalie-Erkennung in Yupana mit Dreimonatsfenstern: Ein Preisdrift-Befund entsteht erst, wenn die Abweichung über mehrere Perioden Bestand hat. Wie das geprüft wird, steht unter Anomalien.

Dasselbe Beispiel, andere Branche

Derselbe Zahlenverlauf bedeutet in einem Dienstleistungsbetrieb etwas anderes. Dort liegt der Materialaufwand typischerweise unter zehn Prozent — ein Anstieg um vierzehn Prozent bewegt die Rohertragsquote kaum. Der Hebel liegt stattdessen fast vollständig bei den Personalkosten.

Für die Auswertung heißt das: Die sieben Zeilen sind überall dieselben, aber die Reihenfolge ihrer Wichtigkeit unterscheidet sich. In Handel und Produktion liest man den Rohertrag zuerst, in der Dienstleistung die Personalkosten je Rohertrag. Was das für einzelne Betriebstypen bedeutet, steht auf den Branchenseiten für Handel, Handwerk und Bau und Agenturen.

Was man aus einem einzigen Monat ablesen kann

Wenig — und das ist die unbequemste Erkenntnis dieses Beispiels. Ein einzelner Monat mit 56 % Rohertragsquote wäre unauffällig gewesen; erst der Verlauf macht ihn zum Befund. Genau deshalb ist die Jahresübersicht die am meisten unterschätzte Auswertungsform: Sie zeigt alle Monate nebeneinander und macht Verläufe in einem Blick sichtbar, für die man sonst drei PDFs nebeneinanderlegen muss.

Wer nur eine zusätzliche Auswertung bei der Kanzlei anfordert, sollte diese nehmen.