BWA lesen und verstehen: die 7 Zeilen, die zählen

Inhalt in Kürze

• Eine BWA hat viele Zeilen, aber nur sieben braucht man monatlich.
• Die Reihenfolge ist nicht beliebig: Jede Zeile erklärt die nächste.
• Der Rohertrag reagiert als Erster auf Veränderungen — das vorläufige Ergebnis erst Monate später.
• Verglichen wird mit dem Vorjahresmonat. Alles andere misst die Saison.

Warum die meisten die BWA falsch lesen

Der häufigste Fehler ist der Blick auf die letzte Zeile. Das vorläufige Ergebnis ist die am stärksten verzerrte Zahl der ganzen Auswertung: Es enthält Abschreibungen, aber meist keine Abgrenzungen, keine Rückstellungen und keine Bestandsbewertung. Wer nur dorthin schaut, liest ausgerechnet den Wert, der am wenigsten aussagt.

Der zweite Fehler ist der Vergleich mit dem Vormonat. Ein Handwerksbetrieb hat im Dezember weniger Leistung als im Oktober — das ist keine Entwicklung, das ist Winter.

Die sieben Zeilen, in dieser Reihenfolge

1. Gesamtleistung

Umsatz plus Bestandsveränderung. Sie ist die Bezugsgröße für alle Prozentangaben. Gerade in Bau, Handwerk und Produktion ist sie deutlich aussagekräftiger als der reine Umsatz, weil sie angefangene, noch nicht abgerechnete Arbeit einbezieht. Details im Glossar unter Gesamtleistung.

2. Rohertrag

Gesamtleistung minus Material- und Wareneinsatz. Die wichtigste Zeile im Alltag. Sinkt die Rohertragsquote, ist entweder der Einkauf teurer geworden oder der Sortimentsmix hat sich verschoben — beides wirkt sofort.

3. Personalkosten

Nicht absolut lesen, sondern als Quote. Und zwar am besten bezogen auf den Rohertrag, nicht auf die Gesamtleistung: Steigt der Materialanteil, sinkt die Quote vom Umsatz, ohne dass sich am Personal etwas geändert hätte.

4. Raumkosten

Selten überraschend, aber selten geprüft. Ein Blick pro Quartal genügt — dann fällt eine Nebenkostenabrechnung auf, bevor sie zur Nachzahlung wird.

5. Sonstige betriebliche Aufwendungen

Der Sammelposten. Hier landen Software-Abos, Versicherungen, Beiträge, Wartungsverträge. Er wächst nie sprunghaft, sondern in kleinen Schritten — und fällt genau deshalb nie auf.

6. Abschreibungen

Nicht zahlungswirksam, aber ergebniswirksam. Der wichtigste Einzelgrund für die Differenz zwischen Ergebnis und Kontostand. Wichtige Rückfrage an die Kanzlei: Werden sie unterjährig gebucht oder erst zum Jahresende?

7. Vorläufiges Ergebnis

Zuletzt, und mit dem Bewusstsein, dass es vorläufig ist. Wer unterjährig entnehmen will, sollte den Wert um die bekannten fehlenden Posten kürzen. Was genau fehlt, steht im Glossar unter vorläufiges Ergebnis.

Fünf Kennzahlen, die aus diesen Zeilen entstehen

Die dritte Zeile ist die, die am seltensten gerechnet und am häufigsten gebraucht wird.

Drei Warnsignale

1. Der Rohertrag sinkt, der Umsatz nicht. Einkauf teurer oder Sortiment verschoben. Wirkt sofort und wird übersehen, weil „der Umsatz ja stimmt“.
2. Die Personalkostenquote steigt drei Monate in Folge. Ein Monat ist Zufall, drei sind ein Muster — meist eine Einstellung, deren Leistung noch nicht angekommen ist, oder ein Auftragsrückgang, der noch nicht aufgefallen ist.
3. Die sonstigen Aufwendungen wachsen ohne Anlass. Der klassische Fall für eine Bestandsaufnahme der laufenden Kosten.

Das Vorgehen in fünfzehn Minuten

• Gesamtleistung mit dem Vorjahresmonat vergleichen
• Rohertragsquote rechnen und vergleichen
• Personalkosten je Rohertrag rechnen
• Sonstige betriebliche Aufwendungen überfliegen — etwas Neues dabei?
• Vorläufiges Ergebnis lesen, bewusst als vorläufig
• Genau eine Frage notieren und der Kanzlei schicken

Der letzte Punkt ist der wirksamste. Eine konkrete Frage pro Monat bringt mehr als eine Sammelrückfrage pro Quartal — und sie ist für die Kanzlei in fünf Minuten beantwortet.

Wer sieben Zeilen kennt und mit dem Vorjahresmonat vergleicht, braucht für die monatliche Auswertung eine Viertelstunde. Alles darüber hinaus ist Detailarbeit, die man beauftragen kann.

Ich habe die BWA jahrelang bekommen und auf die letzte Zeile geschaut. Dass die drei Zeilen darüber die interessanten sind, hat mir niemand gesagt.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Wer den nächsten Schritt gehen will — von der Auswertung zur Frage, wann das Geld kommt —, findet ihn bei der Liquiditätsplanung. Und wenn die Auswertung selbst erklärt werden soll: BWA verstehen, Preise.

Was man bewusst überspringt

Eine BWA hat je nach Gliederung zwanzig bis achtzig Zeilen. Sieben davon braucht man monatlich — der Rest ist nicht unwichtig, aber nicht monatlich wichtig. Konkret überspringen darf man:

• Einzelne Kostenarten unter einem Prozent der Gesamtleistung. Bürobedarf, Porto, Fachliteratur. Sie summieren sich, aber sie verändern sich selten sprunghaft. Ein Blick pro Quartal genügt.
• Zinsen und ähnliche Aufwendungen, solange sich die Finanzierung nicht geändert hat.
• Neutrale Erträge und Aufwendungen — periodenfremde Posten, die das Bild eher verzerren als erklären.

Diese Zeilen ganz zu ignorieren wäre falsch. Sie einmal im Quartal statt einmal im Monat zu lesen, ist der Unterschied zwischen einem Vorgehen, das man durchhält, und einem, das man nach drei Monaten aufgibt.

Der Vergleich, der wirklich etwas sagt

Es gibt drei mögliche Vergleiche, und nur einer davon ist im Alltag brauchbar.

Vormonat. Misst überwiegend den Kalender: Arbeitstage, Feiertage, Urlaubszeit. In einem saisonalen Betrieb ist der Vergleich schlicht irreführend.

Vorjahresmonat. Die richtige Wahl. Saison, Arbeitstage und Struktur sind vergleichbar; Abweichungen haben tatsächlich betriebliche Ursachen.

Jahresauflauf gegen Vorjahresauflauf. Der ruhigste Vergleich, weil einzelne Monate ausgeglichen werden. Gut für die Richtung, schlecht für die Früherkennung — Veränderungen zeigen sich hier mit Verzögerung.

Was tun, wenn eine Zahl nicht stimmen kann

Der häufigste Fall: Eine Kostenart springt um einen Betrag, für den es keine Erklärung gibt. Das Vorgehen dauert zehn Minuten:

1. Jahresauflauf prüfen. Ist der Sprung nur im Monat oder auch im Auflauf? Nur im Monat heißt oft: eine Buchung wurde nachgeholt oder vorgezogen.
2. Vorjahresmonat ansehen. Gab es denselben Sprung schon einmal? Dann ist es ein wiederkehrender Vorgang — Jahresbeiträge, Versicherungen, Wartungen.
3. Summen- und Saldenliste anfordern. Dort steht, welches Konto sich bewegt hat.
4. Eine konkrete Frage stellen. „Konto 4380 ist im Juni um 8.400 € gestiegen — welcher Beleg steckt dahinter?“ ist in fünf Minuten beantwortet. „Warum ist unser Ergebnis so schlecht?“ nicht.

Der Zusammenhang mit dem Konto

Wer die BWA gelesen hat, stellt fast immer dieselbe Anschlussfrage: Warum steht das nicht auf dem Konto? Fünf Posten erklären praktisch jede Differenz:

Wer diese fünf im Kopf hat, kann jede Abweichung zwischen Auswertung und Kontostand in zwei Minuten plausibilisieren — und muss sie nicht mehr für einen Fehler halten. Die zahlungsorientierte Sicht erklärt der Glossareintrag zum Cashflow.