BWA erstellen: Wege, Kosten und wann es ohne Kanzlei geht

Inhalt in Kürze

• Es gibt drei Wege zur BWA: Kanzlei, eigene Buchhaltung, Mischform.
• Ein gesonderter Preis existiert meist nicht — die BWA steckt im Honorar für die laufende Buchführung.
• Selbst erstellen funktioniert, wenn die Kontierung stimmt. Das Werkzeug ist selten das Problem.
• Der größte Hebel für Geschwindigkeit liegt beim eigenen Belegfluss, nicht bei der Kanzlei.

Die drei Wege

Weg 1: die Steuerkanzlei

Der Normalfall. Belege gehen an die Kanzlei, dort werden sie gebucht, daraus entsteht die BWA. Vorteil: Die Kontierung ist fachlich richtig, und die Auswertung passt zum späteren Jahresabschluss. Nachteil: der zeitliche Abstand.

Weg 2: eigene Buchhaltung

Wer selbst bucht — mit Lexware, sevDesk, DATEV Unternehmen online oder vergleichbar —, kann die BWA per Knopfdruck erzeugen. Sie steht damit am Tag nach dem Monatsabschluss zur Verfügung.

Die Voraussetzung ist unbequem: Die Kontierung muss stimmen. Eine falsch zugeordnete Buchung verschiebt eine Kennzahl, ohne dass die Summe auffällt.

Weg 3: die Mischform

In der Praxis am häufigsten anzutreffen und meist die beste Lösung: Belegerfassung und Vorkontierung im Unternehmen, Prüfung und Abschluss in der Kanzlei. Die Auswertung kommt früher, die fachliche Verantwortung bleibt dort, wo sie hingehört.

Was es kostet

Eine BWA wird in aller Regel nicht gesondert berechnet. Sie fällt bei der laufenden Buchführung ohnehin an; die Steuerberatervergütungsverordnung sieht die Buchführung als Leistung vor, die Auswertung ist ihr Nebenprodukt. Wer auf seiner Kanzleirechnung eine eigene Position „BWA“ findet, sollte nachfragen — das ist unüblich.

Was Geld kostet, ist die Erhöhung der Frequenz oder Tiefe: eine wöchentliche statt monatliche Auswertung, eine Kostenstellenrechnung, eine erweiterte Auswertung mit Deckungsbeiträgen. Auch hier gilt: Fragen kostet nichts, und viele Zusatzauswertungen sind ohne Aufpreis zu haben.

Wann es wirklich ohne Kanzlei geht

Drei Bedingungen müssen zusammenkommen:

1. Überschaubare Belegzahl. Unter etwa hundert Belegen im Monat ist die eigene Erfassung realistisch. Darüber wird es eine Stelle, die jemand besetzen muss.
2. Wiederkehrende Struktur. Wer immer dieselben zwanzig Lieferanten und drei Erlösarten hat, kontiert zuverlässig. Wer ständig neue Sachverhalte hat, braucht fachliche Prüfung.
3. Jemand mit Buchhaltungsverständnis. Nicht zwingend eine Fachkraft, aber eine Person, die den Unterschied zwischen Aufwand und Auszahlung kennt.

Fehlt eine der drei Bedingungen, wird die selbst erstellte BWA nicht falsch — sie wird unzuverlässig. Und eine Auswertung, der man nicht traut, wird nicht benutzt.

Die Qualität einer BWA hängt an der Kontierung, nicht an der Software. Wer schneller auswerten will, sollte zuerst den Belegfluss beschleunigen — nicht das Werkzeug wechseln.

Die Grenzen, die immer bleiben

Auch eine selbst erstellte, tagesaktuelle BWA sagt nicht, ob Geld da ist. Sie rechnet nach Entstehung, nicht nach Zahlung. Wer Liquidität steuern will, braucht sie zusätzlich — nicht stattdessen. Der Zusammenhang steht ausführlich unter Liquiditätsplanung, und was die Auswertung selbst zeigt, erklärt BWA verstehen.

Wir haben lange überlegt, die Buchhaltung ins Haus zu holen, um die BWA früher zu bekommen. Am Ende hat es gereicht, die Belege zwei Wochen früher rüberzuschicken.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Wer sehen will, wie eine gute BWA aufgebaut ist, findet ein erklärtes Muster mit Excel-Vorlage — und die Preise für Yupana stehen vollständig auf der Preisseite.

Was eine gute Belegübergabe ausmacht

Der größte Hebel für eine frühe BWA liegt nicht bei der Kanzlei. Vier Gewohnheiten verkürzen den Abstand zum Monatsende erheblich:

• Fester Termin. Nicht „wenn alles da ist“, sondern der fünfte Werktag. Was fehlt, kommt in den nächsten Monat.
• Digital und vollständig. Nachgereichte Einzelbelege verursachen mehr Aufwand als der ganze Rest.
• Kontoauszüge lückenlos. Eine fehlende Seite blockiert die Abstimmung des gesamten Monats.
• Ungewöhnliches kommentieren. Ein Satz zu einer außergewöhnlichen Buchung spart eine Rückfrage und damit meist eine Woche.

Die Werkzeuge im Vergleich

Die mittlere Zeile ist in den meisten Betrieben zwischen 10 und 250 Mitarbeitenden die wirtschaftlichste: Die Auswertung kommt spürbar früher, die fachliche Verantwortung bleibt bei der Kanzlei, und der zusätzliche Aufwand liegt bei wenigen Stunden im Monat.

Was sich beim Wechsel ändert — und was nicht

Wer die Buchführung ins Haus holt, ändert nicht die steuerliche Verantwortung: Der Jahresabschluss und die Steuererklärungen bleiben bei der Kanzlei, ebenso die Prüfung der Kontierung. Was sich ändert, ist die Geschwindigkeit — und die Zahl der Fehler, für die man selbst geradesteht.

Häufige Fehler beim Selbermachen

Aufwand und Auszahlung verwechseln. Eine Anzahlung ist keine Betriebsausgabe, eine Tilgung kein Aufwand. Diese beiden Fehler erklären die meisten unplausiblen Ergebnisse in selbst gebuchten Auswertungen.

Privatentnahmen als Kosten buchen. Passiert vor allem in Einzelunternehmen und verschiebt das Ergebnis erheblich nach unten.

Umsatzsteuer im Ergebnis lassen. Die BWA rechnet netto. Wer brutto erfasst, bekommt ein Ergebnis, das mit der Realität wenig zu tun hat.

Abschreibungen vergessen. Sie sind der häufigste Grund dafür, dass ein selbst erstelltes unterjähriges Ergebnis zu gut aussieht.

Die Entscheidungshilfe in drei Fragen

1. Wie viele Belege habt ihr im Monat? Unter hundert ist die eigene Erfassung realistisch, darüber wird es eine Stelle.
2. Gibt es jemanden, der Aufwand von Auszahlung unterscheiden kann? Wenn nein, ist die Mischform die Obergrenze.
3. Wofür braucht ihr die Auswertung früher? Wenn die ehrliche Antwort „für ein besseres Gefühl“ lautet, lohnt der Aufwand nicht. Wenn sie „für monatliche Steuerung“ lautet, schon.

Was der Wechsel kostet — realistisch gerechnet

Die eigene Buchführung ist nicht kostenlos, sie verlagert nur die Kosten. Eine ehrliche Gegenüberstellung für einen Betrieb mit rund achtzig Belegen im Monat:

Der Zeitgewinn ist real, der Aufwand auch. Wer die internen Stunden mit einem realistischen Satz bewertet, kommt oft auf ein Nullsummenspiel — mit dem Unterschied, dass die Zahlen früher da sind.

Wann sich der Aufwand tatsächlich lohnt

Drei Situationen, in denen die frühere Auswertung mehr wert ist als der Aufwand:

• Der Betrieb wächst schnell und die Kostenstruktur verschiebt sich laufend
• Es steht ein Bankgespräch oder eine Finanzierung an
• Ein Geschäftszweig ist neu und niemand weiß, ob er trägt

In allen anderen Fällen ist die Mischform mit früher Belegübergabe die wirtschaftlichere Antwort — sie kostet fast nichts und bringt zwei bis drei Wochen. Wie man die fertige Auswertung dann liest, steht unter BWA lesen und verstehen.