BWA-Kennzahlen im Überblick — mit Formeln und Bandbreiten

Inhalt in Kürze

• Neun Kennzahlen lassen sich direkt aus der BWA rechnen, ohne weitere Unterlagen.
• Drei bis fünf davon reichen für die monatliche Steuerung.
• Bandbreiten sind Orientierung, kein Ziel — der eigene Vorjahresmonat ist der bessere Maßstab.
• Vier Kennzahlen brauchen zusätzlich die Bilanz und stehen deshalb nicht in der BWA.

Warum Quoten und keine Beträge

Ein Betrag sagt nichts, solange man ihn nicht ins Verhältnis setzt. 105.000 € Personalkosten sind in einem Betrieb mit 300.000 € Gesamtleistung etwas völlig anderes als in einem mit 900.000 €. Deshalb ist die Prozentspalte der BWA die nützlichste und am wenigsten beachtete Spalte der ganzen Auswertung.

Alle folgenden Kennzahlen beziehen sich auf die Gesamtleistung, nicht auf den Umsatz. Der Unterschied ist in Bau, Handwerk und Produktion erheblich — mehr dazu im Glossar unter Gesamtleistung.

Die fünf, die man monatlich liest

Die vierte Zeile ist die am seltensten gerechnete und die am häufigsten gebrauchte: Sie ist unabhängig davon, wie viel Material durchgereicht wurde, und damit über Monate stabil vergleichbar.

Die vier, die man quartalsweise ansieht

Fixkostendeckung = Rohertrag ÷ (Personalkosten + sonstige Fixkosten). Im Beispiel 180.000 ÷ 159.000 = 1,13. Sie sagt, wie viel Luft über den Fixkosten liegt. Ein Wert unter 1,0 bedeutet Verlust.

Sonstige-Kosten-Quote = sonstige betriebliche Aufwendungen ÷ Gesamtleistung. Im Beispiel 6 %. Steigt sie über mehrere Quartale, lohnt eine Bestandsaufnahme der laufenden Verträge.

Abschreibungsquote = Abschreibungen ÷ Gesamtleistung. Zeigt, wie kapitalintensiv gearbeitet wird — und wie stark das Ergebnis von einer Zahl abhängt, hinter der kein Zahlungsfluss steht.

Break-even-Umsatz = Fixkosten ÷ Rohertragsquote. Im Beispiel 159.000 ÷ 0,60 = 265.000 €. Der Umsatz, ab dem der Monat schwarz wird. Diese Zahl kennt kaum jemand aus dem Kopf, obwohl sie die praktischste von allen ist.

Bandbreiten — mit einer Warnung

Die folgenden Größenordnungen sind Erfahrungswerte aus der IT-Betreuung mittelständischer Betriebe, keine statistisch belastbaren Branchendurchschnitte. Sie taugen zur groben Einordnung und nicht als Ziel.

Wer außerhalb seiner Bandbreite liegt, hat nicht zwingend ein Problem — aber eine Frage. Ein Handelsbetrieb mit 55 % Rohertragsquote hat entweder ein sehr gutes Sortiment oder eine ungewöhnliche Kostenzuordnung.

Was die BWA nicht hergibt

Vier verbreitete Kennzahlen brauchen die Bilanz und lassen sich aus der Erfolgsrechnung allein nicht rechnen:

• Eigenkapitalquote — braucht Bilanzsumme und Eigenkapital
• Liquiditätsgrade — brauchen Bestände, siehe Liquidität 1., 2. und 3. Grades
• Debitorenlaufzeit — braucht den Forderungsbestand
• Kapitalumschlag — braucht die Bilanzsumme

Viele Kanzleien liefern eine Bilanzkennzahlen-Auswertung auf Anfrage. Für Bankgespräche ist sie regelmäßig die wichtigere Unterlage.

Wie man eine Kennzahl zum Laufen bringt

1. Eine auswählen. Für die meisten Betriebe ist es die Rohertragsquote.
2. Zwölf Monate rückwärts rechnen. Erst der Verlauf zeigt, was normal ist.
3. Eine Bandbreite festlegen. Nicht einen Zielwert — eine Spanne, außerhalb derer man hinschaut.
4. Monatlich eintragen. Eine Zeile in einer Tabelle genügt. Wer sie nach drei Monaten nicht mehr pflegt, hat die falsche Kennzahl gewählt.

Wer neun Kennzahlen verfolgt, verfolgt keine. Drei bis fünf, monatlich eingetragen und gegen den eigenen Vorjahresmonat gehalten, sagen mehr als jede Branchentabelle.

Wir haben zwei Jahre lang zu viele Kennzahlen betrachtet und keine gesteuert. Seit wir drei verfolgen, fällt eine Abweichung tatsächlich auf.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Die Einzelbegriffe stehen im Kennzahlen-Glossar; wie man die Auswertung insgesamt liest, unter BWA lesen und verstehen und BWA verstehen. Die Preise stehen vollständig auf der Preisseite.

Die drei häufigsten Fehler beim Kennzahlenlesen

Fehler 1: der Vormonatsvergleich. Er misst überwiegend Arbeitstage, Feiertage und Urlaubszeiten. Ein Betrieb mit vierundzwanzig Arbeitstagen im Oktober und achtzehn im Dezember hat im Dezember zwangsläufig schlechtere absolute Zahlen — daraus einen Trend zu lesen, führt regelmäßig zu Entscheidungen, die drei Monate später zurückgenommen werden. Der Vorjahresmonat ist der einzige faire Maßstab, weil dort dieselben strukturellen Bedingungen gelten.

Fehler 2: die Quote ohne Bezugsgröße prüfen. Eine gesunkene Personalkostenquote klingt gut. Wenn sie gesunken ist, weil die Gesamtleistung durch einen einzigen materialintensiven Großauftrag gestiegen ist, hat sich am Personal nichts verbessert — im Gegenteil, die Wertschöpfung je Kopf ist gleich geblieben, während mehr Kapital gebunden wurde. Deshalb steht in der Tabelle oben die Kennzahl „Personalkosten je Rohertrag“: Sie ist gegen genau diesen Effekt immun.

Fehler 3: Branchenwerte als Ziel behandeln. Eine Bandbreite beschreibt, was üblich ist, nicht was richtig ist. Ein Betrieb, der bewusst mehr eigene Leistung erbringt statt zuzukaufen, hat eine höhere Personalkostenquote und eine höhere Rohertragsquote als der Durchschnitt — beides ist Ausdruck einer Entscheidung und kein Befund.

Wann eine Abweichung wirklich eine ist

Nicht jede Bewegung verdient eine Reaktion. In der Praxis haben sich drei Schwellen bewährt:

Ein Prozentpunkt ist Rauschen. Rundungen, Buchungszeitpunkte und einzelne Aufträge erklären das.

Zwei Prozentpunkte über zwei aufeinanderfolgende Monate sind ein Hinweis. Jetzt lohnt sich ein Blick in die Summen- und Saldenliste, aber noch keine Maßnahme.

Drei Prozentpunkte oder drei Monate in dieselbe Richtung sind ein Befund. Ab hier ist die Frage nicht mehr, ob etwas passiert ist, sondern was.

Diese Schwellen gelten für die Quoten, nicht für die Beträge. Ein Betrag kann sich verdoppeln, ohne dass sich die Quote bewegt — dann ist der Betrieb gewachsen und nicht teurer geworden.

Was Kennzahlen nicht leisten

Sie sagen, dass sich etwas verändert hat, und in welche Richtung. Sie sagen nicht, warum. Die Rohertragsquote fällt — waren es Einkaufspreise, Sortiment oder Nachlässe? Die Personalkostenquote steigt — war es eine Einstellung, Mehrarbeit oder ein Auftragsrückgang?

Für die Antwort braucht es andere Quellen: die Summen- und Saldenliste für die Buchungsebene, die Warenwirtschaft für Artikel und Margen, die Zeiterfassung für Auslastung. Eine Kennzahl ist ein Wecker, keine Diagnose — und wer sie als Diagnose behandelt, trifft regelmäßig die falsche Maßnahme.

Der Weg von der Kennzahl zur Entscheidung

Zwischen einer auffälligen Zahl und einer sinnvollen Maßnahme liegen in der Regel zwei Schritte, die gerne übersprungen werden. Der erste ist die Prüfung, ob die Zahl überhaupt stimmt: Eine falsch zugeordnete Buchung verschiebt eine Quote zuverlässiger als jede betriebliche Entwicklung. Der zweite ist die Frage nach der Ursache — und die beantwortet, wie oben beschrieben, keine Kennzahl von selbst.

Erst danach folgt die Entscheidung, und die ist oft kleiner als befürchtet. Bei einer um zwei Prozentpunkte gefallenen Rohertragsquote reicht rechnerisch eine Preisanpassung von etwa einem Prozent, um den Effekt auszugleichen. Das ist eine Maßnahme, über die man reden kann — anders als über ein diffuses „wir müssen die Kosten senken“.