BWA-Vorlage und Muster: was eine gute Auswertung enthält

Inhalt in Kürze

• Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene BWA-Form — verbreitet, aber nicht verbindlich ist das DATEV-Schema.
• Vier Auswertungsformen sind gebräuchlich; drei davon fordert kaum jemand an, obwohl sie meist kostenlos sind.
• Die Reihenfolge der Zeilen ist branchenübergreifend gleich, die Bezeichnungen nicht.
• Eine Vorlage hilft beim Verstehen, ersetzt aber keine Buchführung.

Die vier verbreiteten Formen

Die meisten Betriebe bekommen nur die erste — und fragen die anderen nie an, obwohl sie in aller Regel ohne Aufpreis zu haben sind.

Das Muster, Zeile für Zeile

Was eine gute BWA zusätzlich enthält

• Eine Prozentspalte bezogen auf die Gesamtleistung
• Den Vorjahresvergleich in derselben Auswertung
• Eine Aufgliederung der sonstigen betrieblichen Aufwendungen, sobald dieser Posten mehr als etwa 8 % ausmacht
• Einen Hinweis, ob Abgrenzungen unterjährig gebucht werden
• Bei Bestandsgeschäft: die Bestandsveränderung als eigene Zeile, nicht im Umsatz versteckt

Wie man die Vorlage benutzt

1. Eigene Zahlen eintragen. In der Excel-Vorlage sind die gelben Felder Eingaben, alles andere rechnet sich selbst.
2. Quoten vergleichen. Nicht die Beträge, sondern die Prozentwerte gegen den Vorjahresmonat halten.
3. Eine Abweichung auswählen. Die größte Veränderung in Prozentpunkten ist die Frage des Monats.
4. Ursache suchen. Dafür die Summen- und Saldenliste anfordern — dort steht, welches Konto sich bewegt hat.

Eine BWA-Vorlage ersetzt keine Buchführung. Sie erklärt in zehn Minuten, was man sonst aus drei Telefonaten mit der Kanzlei zusammensucht — und macht die eigene Auswertung dadurch lesbar.

Als ich das erste Mal eine BWA neben ein erklärtes Muster gelegt habe, war die Erkenntnis nicht fachlich, sondern banal: Ich hatte drei Zeilen schlicht falsch verstanden, weil sie bei uns anders heißen.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Wer die Zeilen im Einzelnen nachlesen will: Rohertrag, Gesamtleistung, vorläufiges Ergebnis. Der Gesamtzusammenhang steht unter BWA verstehen, die Preise auf der Preisseite.

Die Excel-Vorlage im Detail

Die beiliegende Datei hat drei Bereiche, und der wichtigste ist der, den man nicht sieht.

Eingabefelder sind gelb hinterlegt. Alles andere rechnet sich selbst — wer eine Formel überschreibt, merkt es an der verschwundenen Hinterlegung.

Die Prozentspalte bezieht sich auf die Gesamtleistung, nicht auf den Umsatz. Das ist der häufigste Fehler in selbstgebauten Vorlagen: Wer auf den Umsatz bezieht, bekommt bei Bestandsveränderungen Quoten über hundert Prozent.

Die Prüfsumme ganz unten rechnet die Positionen gegen das ausgewiesene Ergebnis. Weicht sie ab, fehlt eine Zeile. Genau diese Prüfung ist der Grund, warum eine Vorlage einer abgetippten Tabelle überlegen ist.

Wie Kanzleien ihre BWA gliedern

Es gibt kein vorgeschriebenes Schema, aber drei verbreitete Ansätze:

Nach Kostenarten — der Standard. Personal, Raum, Fahrzeuge, Werbung, Sonstiges. Einfach zu erstellen, für die Steuerung ausreichend.

Nach Kostenstellen — wenn Bereiche getrennt betrachtet werden sollen. Braucht eine saubere Zuordnung beim Buchen und ist deshalb aufwendiger, aber für Betriebe mit mehreren Standorten oder Geschäftszweigen sehr wertvoll.

Nach Deckungsbeiträgen — trennt variable von fixen Kosten. Die aussagekräftigste Form für Produktion und Handel, in der Praxis am seltensten anzutreffen. Was dahintersteckt, erklärt der Glossareintrag zum Deckungsbeitrag.

Was in einer schlechten BWA fehlt

An diesen fünf Punkten erkennt man eine Auswertung, die zwar formal richtig, aber praktisch wenig wert ist:

• Keine Prozentspalte — dann sind die Zahlen nicht vergleichbar
• Kein Vorjahresvergleich — dann fehlt der einzige faire Maßstab
• Ein Sammelposten „sonstige betriebliche Aufwendungen“ über 10 % ohne Aufgliederung
• Keine Bestandsveränderung, obwohl der Betrieb angefangene Arbeiten hat
• Keine Angabe, ob Abgrenzungen unterjährig gebucht werden

Alle fünf lassen sich mit einer einzigen Mail an die Kanzlei beheben, und in aller Regel ohne Zusatzkosten.

Von der Vorlage zur eigenen Auswertung

Eine Vorlage ist ein Lernwerkzeug, keine Buchhaltung. Der sinnvolle Weg führt in drei Schritten weiter:

1. Nachvollziehen. Die eigene BWA einmal vollständig in die Vorlage übertragen. Dabei fällt auf, welche Zeilen man nicht versteht.
2. Fragen sammeln. Genau diese Zeilen sind die Fragen an die Kanzlei — konkret und beantwortbar.
3. Automatisieren. Sobald klar ist, welche Kennzahlen man monatlich braucht, lohnt sich ein Werkzeug, das sie aus dem PDF liest, statt sie abzutippen.

Warum BWAs verschiedener Kanzleien unterschiedlich aussehen

Das Format ist nicht geregelt. Verbreitet, aber nicht verbindlich, ist das DATEV-Standardschema — und selbst darin kann jede Kanzlei die Gliederungstiefe wählen. Daraus folgen drei praktische Konsequenzen:

Bezeichnungen unterscheiden sich. „Rohertrag“, „Rohergebnis“ und „Bruttoergebnis“ meinen dasselbe. Wer eine Zeile nicht findet, sucht meistens unter einem anderen Namen.

Die Reihenfolge ist trotzdem gleich. Von der Gesamtleistung über den Rohertrag zu den Kostenblöcken und zum Ergebnis — diese Logik ist branchenübergreifend identisch, weil sie der wirtschaftlichen Verursachung folgt.

Ein Kanzleiwechsel bricht die Vergleichbarkeit. Wer wechselt, sollte für das Übergangsjahr beide Auswertungen aufbewahren. Sonst fehlt genau in dem Jahr, in dem man am genauesten hinschauen sollte, der Vorjahresvergleich.

Die Vorlage als Vorbereitung fürs Bankgespräch

Eine ausgefüllte Vorlage über zwölf Monate ist eine brauchbare Unterlage für ein Kreditgespräch — nicht als Ersatz für die Kanzleiauswertung, sondern als Erklärung dazu. Banken fragen fast immer nach denselben drei Dingen:

1. Wie entwickelt sich der Rohertrag? Er zeigt, ob das Geschäftsmodell trägt.
2. Wie stabil sind die Fixkosten? Sie zeigen, wie viel Umsatzrückgang der Betrieb aushält.
3. Woher kam das Geld für Investitionen? Das zeigt die Bewegungsbilanz — die vierte Auswertungsform, die kaum jemand anfordert.

Wer diese drei Fragen mit eigenen Zahlen beantworten kann, führt ein anderes Gespräch als jemand, der die Auswertung nur weiterreicht. Mehr dazu unter BWA verstehen und in der Liquiditätsplanung.