Warum deine BWA nicht zum Kontostand passt

Inhalt in Kürze

• BWA und Kontostand laufen immer auseinander — das ist kein Fehler, sondern der Aufbau.
• Fünf Größen erklären praktisch jede Differenz.
• Der häufigste Einzelgrund ist die Veränderung der Forderungen: Wachstum bindet Geld.
• Wer die fünf kennt, plausibilisiert jede Abweichung in zwei Minuten.

Die Frage, die in fast jedem Erstgespräch kommt

„Unsere BWA zeigt ein gutes Ergebnis, aber auf dem Konto ist nichts.“ Oder umgekehrt: „Das Konto ist voll, warum steht da ein Verlust?“ Beide Sätze beschreiben denselben Sachverhalt: Zwei Rechnungen mit unterschiedlicher Logik werden miteinander verglichen.

Die BWA arbeitet nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung — ein Ertrag zählt in den Monat, in dem er entstanden ist. Das Konto arbeitet nach Zahlungszeitpunkt. Beide haben recht, aber sie messen etwas anderes.

Grund 1: Forderungen

Der häufigste und größte Posten. Eine Rechnung über 40.000 €, geschrieben am 20. Mai mit 30 Tagen Ziel, steht im Mai vollständig im Ergebnis — auf dem Konto erscheint sie frühestens am 19. Juni, in der Praxis oft später.

In einem wachsenden Betrieb ist dieser Effekt dauerhaft: Jeden Monat kommen mehr Forderungen hinzu, als abgebaut werden. Das Ergebnis steigt, das Konto nicht. Wie man damit plant, steht im Glossar unter OPOS.

Grund 2: Umsatzsteuer

Die BWA rechnet netto, das Konto brutto. Bei 19 % fließen auf eine Nettorechnung über 40.000 € tatsächlich 47.600 € — und 7.600 € davon gehören dem Finanzamt, nicht dem Betrieb.

Wer den Kontostand als Maß für die eigene Lage nimmt, überschätzt sich systematisch um die noch nicht abgeführte Umsatzsteuer. Bei monatlicher Voranmeldung sind das im Schnitt eineinhalb Monatszahllasten.

Grund 3: Abschreibungen

Eine Maschine für 60.000 € mit acht Jahren Nutzungsdauer belastet das Ergebnis mit 625 € im Monat — ohne dass Geld fließt. Bezahlt wurde beim Kauf.

Der Effekt wirkt in die freundliche Richtung: Das Konto sieht besser aus als das Ergebnis. Genau deshalb wird er selten hinterfragt.

Grund 4: Tilgung

Der Spiegel zu Grund 3. Eine Kredittilgung von 2.500 € im Monat mindert das Konto vollständig, das Ergebnis aber nur um den Zinsanteil — bei einem Annuitätendarlehen anfangs vielleicht 400 €.

Für die Liquiditätsbetrachtung heißt das: Ein Betrieb mit hoher Tilgung braucht ein deutlich besseres Ergebnis, um zahlungsfähig zu bleiben. Wie beides zusammenhängt, erklärt der Glossareintrag zur Kapitalflussrechnung.

Grund 5: Privatentnahmen

In Einzelunternehmen und Personengesellschaften der am häufigsten übersehene Abfluss. Entnahmen sind kein Aufwand — sie mindern das Kapital, nicht das Ergebnis. Ein Einzelunternehmer mit 5.000 € Entnahme im Monat sieht im Ergebnis nichts davon.

Die Rechnung in einer Tabelle

Aus 21.000 € Ergebnis werden 4.300 € mehr auf dem Konto. Nichts davon ist ein Fehler — jede Zeile hat einen nachvollziehbaren Grund.

Die BWA sagt, was im Zeitraum entstanden ist. Das Konto sagt, was geflossen ist. Wer die fünf Brückenposten kennt — Forderungen, Umsatzsteuer, Abschreibungen, Tilgung, Entnahmen —, kann jede Abweichung in zwei Minuten erklären.

Das Vorgehen bei einer unerklärlichen Differenz

1. Die fünf Posten durchgehen. In neun von zehn Fällen erklärt sich die Differenz damit vollständig.
2. Umsatzsteuer separat rechnen. Sie ist der Posten, der am häufigsten vergessen wird, weil er in der BWA gar nicht auftaucht.
3. Kontenabstimmung anfordern. Bleibt eine Lücke, sollten die Bankkonten gegen die Buchung abgestimmt werden — meist fehlt eine Buchung oder es gibt eine doppelte.
4. Bei wiederkehrender Differenz: Ursache statt Betrag suchen. Eine Differenz, die jeden Monat in derselben Größenordnung auftritt, hat eine strukturelle Ursache und keine buchhalterische.

Wir haben ein Jahr lang geglaubt, unsere Buchhaltung sei ungenau. Es waren die Forderungen. Wir sind gewachsen, und Wachstum kostet erst mal Geld — das steht in keiner BWA.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Warum das kein Buchhaltungsproblem ist

Der Reflex, bei einer Differenz die Kanzlei zu fragen, ist verständlich und meist unnötig. Die Auswertung ist richtig, das Konto auch — es fehlt nur die Brücke dazwischen. Diese Brücke heißt in der Fachsprache Kapitalflussrechnung, und sie ist genau die Rechnung, die oben in der Tabelle steht.

Wer sie einmal im Quartal aufstellt, hört auf, sich über Differenzen zu wundern, und fängt an, mit ihnen zu planen. Praktisch geht das mit dem Cashflow-Rechner oder strukturiert über die Liquiditätsplanung.

Die Sonderfälle, die zusätzlich verwirren

Anzahlungen von Kunden. Sie sind Geld auf dem Konto, aber kein Ertrag — bis die Leistung erbracht ist. Ein Betrieb mit hohem Anzahlungsanteil hat systematisch mehr Geld als Ergebnis, und das kehrt sich um, sobald abgerechnet wird.

Leasing statt Kauf. Eine geleaste Maschine erzeugt keine Abschreibung, sondern laufenden Aufwand in voller Höhe. Ergebnis und Zahlung liegen hier ausnahmsweise eng beieinander — was den Vergleich mit einem Betrieb erschwert, der kauft.

Jahresrechnungen. Versicherungen, Beiträge und Wartungen, die im Januar für zwölf Monate gezahlt werden, belasten das Konto einmal und das Ergebnis — je nach Abgrenzungspraxis — entweder einmal oder zwölfmal. Das ist der Grund, warum der Januar in vielen Auswertungen ungewöhnlich aussieht.

Wer die Auswertung selbst noch nicht sicher liest, findet den Einstieg unter BWA lesen und verstehen und in der Übersicht BWA verstehen.

Wie man die Brücke einmal im Quartal aufstellt

Der Aufwand ist kleiner als der Nutzen, und man braucht dafür genau zwei Unterlagen: die BWA und die Kontoauszüge des Zeitraums.

1. Kontoveränderung ermitteln. Endsaldo minus Anfangssaldo aller Geschäftskonten. Das ist die Zahl, die erklärt werden soll.
2. Ergebnis eintragen. Das vorläufige Ergebnis desselben Zeitraums aus der BWA.
3. Die fünf Brückenposten dazwischenschieben. Abschreibungen, Forderungen, Verbindlichkeiten, Tilgung, Entnahmen — plus den Umsatzsteuer-Saldo.
4. Rest betrachten. Was übrig bleibt, ist entweder ein vergessener Posten oder ein Buchungsfehler. Beides sollte man wissen.

In der Praxis dauert das beim ersten Mal eine Stunde und danach zwanzig Minuten. Der Gewinn ist nicht die Zahl, sondern dass die Frage „wo ist das Geld?“ aufhört, eine Vermutung zu sein.

Was das für die Steuerung bedeutet

Wer die Brücke einmal aufgestellt hat, sieht meist sofort, welcher Posten der eigene Engpass ist. In wachsenden Dienstleistungsbetrieben sind es fast immer die Forderungen; in Handel und Produktion die Vorräte; in stark fremdfinanzierten Betrieben die Tilgung.

Das ist deshalb wichtig, weil jeder dieser drei Engpässe eine andere Antwort verlangt: kürzere Zahlungsziele und konsequentes Mahnwesen beim ersten, Bestandsdisziplin beim zweiten, ein Gespräch mit der Bank beim dritten. Ein pauschales „wir müssen sparen“ hilft in keinem der Fälle.