Liquiditätsplanung: Anleitung in 5 Schritten

Inhalt in Kürze

• Ein Liquiditätsplan scheitert fast nie am Rechnen, sondern am Pflegen.
• Dreizehn Wochen sind der Zeitraum, in dem Gegenmaßnahmen noch wirken.
• Einzahlungen gehören in drei Zeilen getrennt: sicher, wahrscheinlich, offen.
• Der Plan wird wöchentlich fortgeschrieben, nicht monatlich neu gebaut.

Warum die meisten Pläne sterben

Fast jeder Betrieb hat schon einmal einen Liquiditätsplan angelegt. In den seltensten Fällen liegt der Grund für sein Ende in der Rechenlogik. Er stirbt an drei Stellen, und alle drei sind vermeidbar.

Er ist zu groß. Eine Vorlage mit sechzig Zeilen sieht gründlich aus und ist nach zwei Wochen ein Ausfüllprojekt. Wer sie zum ersten Mal füllt, braucht einen halben Tag — und weiß danach, dass er das nicht monatlich machen wird.

Er trennt nicht zwischen sicher und unsicher. Eine einzige Zeile „Kundenzahlungen“ führt dazu, dass man alles hineinschreibt, was fällig ist. Nach vier Wochen stellt man fest, dass die Hälfte nicht gekommen ist, und traut dem Plan nicht mehr.

Er wird neu gebaut statt fortgeschrieben. Wer jeden Monat bei null anfängt, hat jeden Monat denselben Aufwand. Wer fortschreibt, korrigiert eine Woche und hängt eine an — zwanzig Minuten statt drei Stunden.

Schritt 1: Den Zeitraum festlegen

Dreizehn Wochen, wochengenau. Diese Länge ist kein Zufall: Sie entspricht einem Quartal und damit dem Zeitraum, in dem sich noch etwas bewegen lässt. Eine Rechnung kann früher gestellt, eine Investition verschoben, ein Gespräch mit der Bank geführt werden.

Kürzer ist reine Verwaltung — wer nur vier Wochen vorausschaut, sieht das Problem, wenn es schon da ist. Länger wird ungenau: Ab Woche vierzehn kennt niemand mehr die Fälligkeiten, und die Wochengenauigkeit täuscht eine Präzision vor, die nicht existiert. Deshalb folgt auf die dreizehn Wochen eine monatliche Sicht bis Monat zwölf.

Schritt 2: Die sicheren Auszahlungen zuerst

Der Reflex ist, mit den Einnahmen zu beginnen. Das ist falsch herum. Die sichersten Größen im ganzen Plan sind die Auszahlungen mit festem Termin, und sie gehören zuerst hinein:

• Löhne und Gehälter — fester Termin, bekannte Höhe
• Sozialversicherung — drittletzter Bankarbeitstag des Monats
• Lohnsteuer — je nach Anmeldungszeitraum, aber fest
• Umsatzsteuer-Vorauszahlung — der zehnte des Folgemonats, gegebenenfalls mit Dauerfristverlängerung
• Miete, Leasing, Tilgung, Versicherungen — Daueraufträge und Lastschriften

Diese Positionen machen in vielen Betrieben siebzig Prozent der Auszahlungen aus und sind vollständig planbar. Wer sie eingetragen hat, hat den schwierigsten Teil hinter sich.

Schritt 3: Einzahlungen in drei Zeilen trennen

Der wichtigste Schritt und der, den fast alle Vorlagen falsch machen. Statt einer Zeile „Kundenzahlungen“ braucht es drei:

Sicher — der Kunde zahlt zuverlässig, der Termin ist bekannt. Diese Beträge gehen mit voller Höhe in die Woche ihrer Fälligkeit.

Wahrscheinlich — die Rechnung ist fällig, das Zahlungsverhalten aber unklar oder schwankend. Hier hilft der Durchschnitt der letzten zwölf Zahlungen dieses Kunden mehr als das vereinbarte Zahlungsziel.

Offen — überfällige Forderungen ohne klare Aussicht. Sie gehören in den Plan, aber nicht in die nächsten vier Wochen.

Warum das so wichtig ist, steht ausführlich im Glossareintrag zu OPOS: Eine offene Forderung ist ein Bestand, kein Termin.

Schritt 4: Den Anfangsbestand ehrlich setzen

Der Anfangsbestand ist die Summe aller Geschäftskonten — nicht der verfügbare Rahmen. Eine genutzte Kreditlinie ist kein Guthaben, sondern eine Schuld mit Zinsen. Wer sie in den Anfangsbestand rechnet, plant mit Geld, das schon ausgegeben ist.

Sinnvoll ist eine eigene Zeile „davon Kreditlinie genutzt“. Sie rechnet nicht mit, sondern erinnert. Ein Betrieb, der die Linie dauerhaft in Anspruch nimmt, plant nicht mehr — er verwaltet einen Zustand.

Schritt 5: Wöchentlich fortschreiben, nicht monatlich neu bauen

Der Rhythmus entscheidet über die Lebensdauer des Plans. Bewährt hat sich:

1. Fester Wochentag. Montagvormittag oder Freitagnachmittag — Hauptsache immer derselbe.
2. Erste Woche korrigieren. Was tatsächlich geflossen ist, ersetzt die Planwerte.
3. Eine Woche hinten anhängen. Der Plan bleibt immer dreizehn Wochen lang.
4. Abweichungen notieren, nicht erklären. Wer jede Abweichung sofort aufklären will, braucht eine Stunde statt zwanzig Minuten — und hört nach vier Wochen auf.

Nach etwa sechs Wochen entsteht der eigentliche Nutzen: Man sieht nicht mehr nur den Plan, sondern die Planungsgüte. Wer regelmäßig zehn Prozent zu optimistisch liegt, kann das einrechnen — und hat damit eine bessere Prognose als jedes Modell.

Was ein Plan nicht kann

Er sagt nicht, ob das Geschäft gesund ist. Ein Betrieb kann dreizehn Wochen lang liquide sein und trotzdem Verluste machen — etwa durch Anzahlungen, die später als Leistung abgearbeitet werden müssen. Umgekehrt kann ein profitabler Betrieb in eine Lücke laufen, weil er wächst und Forderungen aufbaut.

Deshalb gehören Liquiditätsplan und Ergebnisrechnung nebeneinander, nicht gegeneinander. Wie beide zusammenhängen, steht unter Warum deine BWA nicht zum Kontostand passt und in der Übersicht BWA verstehen.

Ein Liquiditätsplan, den man wöchentlich in zwanzig Minuten fortschreibt, ist mehr wert als ein perfekter Plan, den nach vier Wochen niemand mehr öffnet. Die Kunst liegt im Weglassen, nicht im Detail.

Der Moment, in dem ein Liquiditätsplan nützlich wird, ist nicht der Tag, an dem man ihn baut. Es ist die sechste Woche, in der man merkt, dass man selbst systematisch zu optimistisch plant.

Jens Hagel, Geschäftsführer der hagel IT-Services GmbH

Und wenn es eng wird?

Ein Plan, der eine Unterdeckung zeigt, ist ein Erfolg — er hat seinen Zweck erfüllt. Die üblichen Hebel in der Reihenfolge ihrer Wirksamkeit: Rechnungsstellung beschleunigen, Zahlungsziele bei Lieferanten verhandeln, Investitionen verschieben, Kreditlinie vorher ansprechen. Der letzte Punkt ist der wichtigste — ein Gespräch mit der Bank vier Wochen vorher verläuft anders als eines am Tag der Fälligkeit.

Wie Yupana diese Vorschau automatisch aus Kontobewegungen, Verträgen und offenen Posten erzeugt, steht unter Liquiditätsplanung. Für den Einstieg ohne Software gibt es die 13-Wochen-Vorlage und den Cashflow-Rechner.

Die typischen Lücken im ersten Plan

Wer zum ersten Mal plant, vergisst fast immer dieselben vier Positionen — und zwar solche, die nicht monatlich wiederkehren und deshalb aus dem Blick geraten.

Steuervorauszahlungen. Einkommen- oder Körperschaftsteuer werden quartalsweise fällig, meist im März, Juni, September und Dezember. In den betroffenen Wochen sind das oft die größten Einzelbeträge des ganzen Plans, und sie stehen in keiner laufenden Buchung.

Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Einmal oder zweimal im Jahr, in Höhe eines vollen Gehalts oder mehr. Wer nur die letzten drei Monate fortschreibt, hat sie nicht drin.

Jahresrechnungen. Versicherungen, Berufsgenossenschaft, Kammerbeiträge, Wartungsverträge, Softwarelizenzen mit Jahresabrechnung. Einzeln überschaubar, in Summe oft ein spürbarer Monat. Genau hier hilft eine Übersicht der laufenden Verträge.

Der eigene Zahlungsverzug. Wer selbst Lieferantenrechnungen später zahlt als vereinbart, hat im Plan einen Puffer, der in Wirklichkeit eine Schuld ist. Der ehrlichste Plan bildet die tatsächlichen Zahlungstermine ab, nicht die gewünschten.

Wie man den Plan gegen die Realität prüft

Nach etwa acht Wochen lohnt eine Auswertung der eigenen Planungsgüte. Dafür genügt eine Spalte neben dem Plan, in der der Ist-Wert steht.

Interessant sind zwei Zahlen: die durchschnittliche Abweichung über alle Wochen und die Richtung. Eine Abweichung von zehn Prozent, die mal nach oben und mal nach unten geht, ist Streuung — damit kann man leben. Eine Abweichung von zehn Prozent, die konsequent in dieselbe Richtung zeigt, ist ein Fehler in der Annahme, und den kann man korrigieren.

In fast allen Betrieben, die zum ersten Mal messen, ist das Ergebnis dasselbe: Die Einzahlungen kommen später als geplant, die Auszahlungen pünktlich. Wer das weiß, plant beim nächsten Mal mit einer Woche Verzögerung auf der Einzahlungsseite und liegt deutlich näher an der Wirklichkeit.